Často kladené otázky – náležitosti faktur

STORMWARE s.r.o. / 27. 01. 2021

Zorientovat se ve spletitém světě zákonů není vždy úplně jednoduché. Na náš předchozí článek Co by měla obsahovat faktura? proto navazujeme tímto, ve kterém jsme zodpověděli některé často kladené otázky z oblasti vystavování faktur.

Jsem plátce DPH a vystavuji faktury pro plátce i neplátce DPH. Kdy musím na fakturu vypsat všechny údaje o odběrateli?

Je-li fakturovaná částka vyšší než 10 000 Kč, musíte na fakturu uvést všechny tyto údaje o vašem odběrateli: název jeho firmy vč. právní formy nebo jeho jméno a příjmení vč. dodatku ke jménu, sídlo či adresu bydliště a pokud je plátcem DPH, tak i jeho DIČ.

Je-li fakturovaná částka max. 10 000 Kč, můžete odběrateli (při splnění podmínek uvedených v § 30 odst. 2 zákona o dani z přidané hodnoty) vystavit zjednodušený daňový doklad, který tyto údaje o odběrateli obsahovat nemusí.

Je číslo účtu, na který má být uhrazena fakturovaná částka, povinnou náležitostí faktur?

Ne. Jelikož faktury nemusí být hrazené jen bankovním převodem, ale také v hotovosti, žádný právní předpis nezahrnuje do povinných náležitostí číslo bankovního účtu. Požadujete-li však, aby váš odběratel uhradil fakturu převodem na váš účet, a nechcete, aby došlo k omylu a připsání platby na jiný účet, pak ho na své faktuře určitě uveďte.

Pokud běžně používám kromě svého rodného příjmení také příjmení svého manžela/manželky, musím jako OSVČ na svých fakturách uvádět obě příjmení?

V takovém případě se podívejte, jak jste jako podnikatel/ka zapsán/a v živnostenském rejstříku. V této podobě potom vyplňujte své jméno a příjmení na vystavované faktury.

Můžu/Musím svou fakturu označit jako „daňový doklad“, resp. „účetní doklad“?

Na fakturu lze nahlížet jako na daňový doklad v případě, že jste plátci DPH a řídíte se tak zákonem o dani z přidané hodnoty. Jste-li neplátci DPH, ale vedete účetnictví, vaše faktura se dle zákona o účetnictví stává účetním dokladem. Označení „daňový doklad“ či „účetní doklad“ není sice přímo uvedeno jako povinná náležitost faktur, ale rozhodně je doporučována.

Musím na faktuře uvést také podrobnosti o své registraci coby podnikatele, například datum a místo vydání živnostenského oprávnění?

Ne. Podrobnosti o svém zápisu do živnostenského či jiného rejstříku uvádět nemusíte. Povinnou náležitostí je pouze prosté označení registru, ve kterém jste zapsán. Jste-li právnickou osobou a vedete účetnictví a/nebo jste plátci DPH, a současně jste zapsáni do obchodního rejstříku, pak musíte připojit i údaj o zápisu vč. oddílu a vložky.

Jako plátce DPH vystavuji fakturu pro svého odběratele, který celou fakturovanou částku už dříve uhradil ve formě záloh. Musím tedy na faktuře se zbývající částkou k úhradě 0 Kč rozepsat plnění na základ daně, sazbu daně a výši daně? Plnění přitom není osvobozené od DPH a ani daň nepřiznává odběratel.

Základ daně, sazba daně a výše daně i v tomto případě patří mezi povinné náležitosti faktur dle § 29 odst. 1 zákona o dani z přidané hodnoty. I když tedy odběrateli fakturujete částku 0 Kč, tyto údaje je nutné na faktuře pro lepší přehled, ujištění odběratele a případnou kontrolu finančního úřadu uvést.

Odběratel odmítá zaplatit fakturu, na které je chybně uvedena jeho fakturační adresa. Jak mám v tomto případě postupovat?

Nejlepším řešením je kontaktovat odběratele a domluvit se s ním na dalším postupu. Zpravidla postačí adresu na faktuře opravit a zaslat ji zákazníkovi znovu se správnými údaji. Pokud používáte účetní software, doporučujeme správnost údajů zkontrolovat i v adresáři/kontaktech, popř. převzít přímo z ARES, aby k tomuto omylu nedocházelo opakovaně.

Kdo zodpovídá za správnost údajů na fakturách?

Za správnost údajů na vystavovaných fakturách zpravidla zodpovídají obě strany – jak její zhotovitel, tak i její příjemce (tj. ten, který ji zaúčtoval). Pokud doklad neobsahuje povinné náležitosti, hrozí dodavateli sankce od finančního úřadu. A to i v případě, že se nedopustil krácení daní. Postih však hrozí i odběrateli, který si na základě chybně vystavené faktury uplatnil daňový náklad a nárok na odpočet DPH. V takovém případě může být částka vyloučena z DPH na vstupu i daňových nákladů a navíc se vystavuje riziku dalších peněžitých sankcí kvůli neoprávněně sníženému daňovému základu.

Musím fakturu vystavovat pouze v českém jazyce, nebo můžu i v jiném?

V žádném právním předpisu není stanoveno, že faktura musí být vystavena v češtině, takže ji můžete bez obav vystavit i v cizím jazyce. Na žádost správce daně však musíte dle § 35 odst. 5 zákona o dani z přidané hodnoty zajistit překlad daňového dokladu do českého jazyka. Pro úplnost doplňujeme, že plátce DPH by neměl zapomenout uvádět na fakturách výši DPH vždy v české měně dle § 29 odst. 1 zákona o dani z přidané hodnoty.

Musím fakturu zaslat odběrateli v písemné podobě, nebo můžu zvolit elektronickou formu?

Již několik let umožnuje zákon zasílat faktury odběratelům i v elektronické podobě. V takovém případě ale musíte předem získat souhlas druhé strany, který může být explicitně uveden přímo ve smlouvě. Přípustný je ale také tzv. tichý souhlas, tj. beznámitkové zaúčtování či úhrada dané faktury odběratelem.

Potvrzení odběratele o obdržení elektronické faktury nepotřebujete.

Je v nějakém zákoně stanoveno, v jakém formátu má být elektronická faktura zasílána?

Ne. Žádný zákon nestanovuje formu zasílaných faktur. V zásadě záleží jen na domluvě mezi vámi a vaším odběratelem. V praxi je nejčastěji používán e-mail s přiloženou fakturou ve formátu PDF, formát XML nebo formát ISDOC.

Jaké jsou povinné náležitosti elektronicky vystavované faktury?

Elektronická faktura musí vždy obsahovat stejné náležitosti jako faktura v písemné podobě. Ty se přitom liší v závislosti na tom, zda jste plátce či neplátce DPH a zda vedete či nevedete účetnictví. Co pak musí obsahovat právě vámi vystavovaná faktura, se dozvíte v našem dřívějším článku.

Jak dlouho musím uchovávat vystavované faktury? Liší se doba v závislosti na tom, zda fakturu vystavuji v písemné či elektronické formě?

Vedete-li účetnictví a jste neplátcem DPH, řídíte se zákonem o účetnictví, který v § 31 odst. 2 stanovuje povinnou dobu archivace účetních dokladů na 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Jste-li plátcem DPH, řídíte se zákonem o dani z přidané hodnoty, který v § 35 odst. 2 stanovuje povinnou dobu archivace daňových dokladů na 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Ani jeden ze zákonů přitom nerozlišuje, jestli byla faktura vystavena v písemné či elektronické podobě. V praxi tak můžete klidně vést současně archiv papírových a archiv elektronických faktur.

Jaké náležitosti musí obsahovat vystavovaná objednávka?

Povinné náležitosti objednávky coby obchodní listiny upravuje v § 435 zákon č. 89/2012, občanský zákoník. Jedná se o označení osoby, která objednávku vystavuje (jméno a sídlo), dále údaj o zápisu do obchodního rejstříku vč. oddílu a vložky (jste-li jako podnikatel do OR zapsán), popř. údaj o zápisu do jiného veřejného rejstříku nebo jiné evidence. Pokud vám jako podnikateli byl přidělen nějaký identifikující údaj (např. IČ), uvedete i ten.

Jak rychle vystavovat faktury z počítače nebo mobilu?

Chcete-li vystavovat faktury se všemi zákonnými náležitostmi na pár kliknutí, udržovat si o nich stálý přehled a mít je vždycky po ruce, pak sáhněte po mobilní aplikaci mPOHODA. Vyzkoušet si ji můžete ve webové i mobilní verzi pro Android a iOS, a to zcela zdarma.