Číslování faktur: Jak zajistit posloupnost číselných řad?

STORMWARE s.r.o. / 11. 03. 2021

Číselné označení je povinnou náležitostí faktur coby účetních, resp. daňových dokladů. Jak ale při číslování faktur správně postupovat, jak by mělo číslo faktury vypadat a jakých chyb se vyvarovat?

Jaké jsou kladeny požadavky na číslování faktur?

Číslo faktury je vlastně řetězec znaků, nejčastěji číslic a písmen, které odlišují jednu fakturu od druhé. Zákon jeho přesnou podobu neurčuje, nicméně v praxi nesmí nastat situace, kdy by dvě různé faktury nesly stejné číselné označení, a zároveň by měla být dodržena i posloupnost (následnost) číselných řad faktur vydaných v průběhu jednoho účetního období.

Při vystavování faktur by tak měla každá další faktura nést pořadové číslo o jedno vyšší než ta bezprostředně předcházející. Jedině tímto chronologicky vzestupným číslováním bude splněn požadavek kontinuity fakturační evidence. Pokud by k narušení číselné řady došlo, finanční úřad bude takový případ prošetřovat jako obcházení daňové povinnosti.

Jakou podobu může mít číslo faktury?

Formu ani délku číselného označení faktur zákon neurčuje, je plně ve vaší režii. Podstatné je, aby číslování sloužilo svému účelu. Například můžete mít vytvořenou samostatnou číselnou řadu pro tuzemské a zahraniční faktury nebo pro jednotlivé skupiny odběratelů. Tuto podobu byste pak měli zachovávat i v následujících obdobích a neměnit ji, abyste se v číslování dokladů neztratili ani vy, ani finanční úřad. Co se týče délky čísla, v praxi se můžeme nejčastěji setkat s 10 znaky kvůli variabilnímu symbolu, který se zpravidla odvozuje právě z čísla faktury. Aplikace mPOHODA samozřejmě umožňuje vytvořit si vlastní formát číselných řad.

Z jakých prvků se číselné označení dokladu nejčastěji skládá? Pojďme si to ukázat na příkladu:

2181200001

21 – označení roku, ve kterém byla faktura vystavena
8 – označení druhu dokladu (např. 8 = vydaná faktura, 9 = zálohová faktura, 7 = objednávka)
1 – označení toho, kdo fakturu vystavil (např. 1 = Jan Novák)
2 – označení zařízení, ze kterého byla faktura vystavena (např. 1 = mobil, 2 = tablet)
00001 – povinné pořadové číslo faktury, které se navyšuje s každou další vystavenou fakturou; zpravidla se v novém účetním období začínají doklady číslovat opět od 1

Někdy se může v číselném označení dokladu objevit i písmeno, lomítko či pomlčka – žádný zákon toto výslovně neupravuje. Takové číslo ovšem nelze použít jako variabilní symbol platby, protože banky většinou podporují ryze číselný variabilní symbol bez jiných znaků, a tak může nastat problém při párování takových faktur s úhradami od odběratelů.

Jakých chyb se při číslování faktur vyvarovat? A jak je řešit, když nastanou?

Jak jsme uvedli výše, v praxi je vyžadováno dodržování posloupnosti vystavovaných faktur. Chybou je tedy přeskočení jednoho či více pořadových čísel v řadě nebo naopak jejich zdvojení. Zpravidla k tomu dojde lidským pochybením – nejčastěji, když faktury nejsou vystavované v software, který číslování dokladů ohlídá za vás. Pokud faktury v jedné firmě vystavuje současně několik lidí, může dojít k duplicitnímu číslování. Toto překrývání je vhodné ošetřit například označením zhotovitele faktur přímo v číselné řadě. K chybějícímu číslu a díře v řadě zase může dojít smazáním již vystavené faktury.

Pokud jste vystavili fakturu se špatným číslem, ale zákazníkovi jste ji ještě nepředali, číslo na faktuře opravte a vytiskněte ji (znovu). Ohlídejte si ale, jestli mezitím už nedošlo k vystavení jiné faktury s daným pořadovým číslem. Už jste chybnou fakturu odeslali zákazníkovi? V žádném případě ji nemažte, ale opravte na ní chybné údaje a uvědomte zákazníka, že mu fakturu zašlete znovu. Jde-li však o opravu dle zákona o DPH, musíte k faktuře vystavit opravný daňový doklad. Pokud jste si díry v číselné řadě všimli až po nějakém čase, toto místo nikdy nevyplňujte novými fakturami, které tam z časového hlediska nepatří. Jakékoliv pochybení v číslování faktur se doporučuje podrobně zdokumentovat pro případnou kontrolu finančního úřadu.

Jak vám s číslováním faktur pomůže mPOHODA?

Nastavením číselných řad při založení firmy v mPohodě vás provede 2. díl našeho e-learningu. Do dvou minut se tak dozvíte vše potřebné, vysvětlíme si například rozdíl mezi online a offline číselnými řadami.

Jak jsme si ukázali ve videu, mPOHODA zohledňuje, zda jste při zakládání dokladů připojeni k internetu, nebo ne. Při offline použití obsahuje číselné označení proměnnou uživatel a zařízení, kdy každý uživatel má vlastní číselnou řadu a dva uživatelé tedy nikdy nezaloží doklad se stejným číslem. V případě online použití pak všichni uživatelé používají jednu společnou číselnou řadu, takže musíte být připojeni k internetu, aby došlo ke správnému nastavení řady.

Výchozí formát číselných řad si můžete libovolně přizpůsobit potřebám firmy. Ponecháte-li navíc u obecné šablony pole Platnost do prázdné, mPOHODA v dalších letech automaticky upraví číselnou řadu pro další rok.

Používáte-li mPohodu k programu POHODA, vytvořte si v aplikaci mPOHODA jiný formát číselné řady než v programu POHODA a spusťte synchronizaci dat. Tím předejdete vzniku dvou různých dokladů se stejným číslem.

Infografika Číselné řady v aplikaci mPOHODA