Jak zaevidovat úhradu faktury v aplikaci mPOHODA?

STORMWARE s.r.o. / 14. 07. 2021

Přijetím úhrady od zákazníka za fakturované zboží práce podnikatelů, resp. účetních nekončí. V dalším dílu našeho seriálu o fakturaci si ukážeme, jakými způsoby zaevidujete úhradu faktury v aplikaci mPOHODA. Zjistíte také, jak tuto rutinní činnost urychluje vzájemné propojení jednotlivých agend.

Evidujete-li velké množství faktur, může být složité udržet si přehled o tom, které už byly uhrazeny, jaké jsou uhrazeny jen částečně a u kterých vypršel termín splatnosti. V aplikaci mPOHODA si ale díky barevným ikonám Uhrazená faktura Neuhrazená faktura Faktura po splatnosti v hlavním seznamu faktur uděláte přehled o stavu jejich úhrad „na první pohled“. U částečně uhrazených či neuhrazených faktur se vám navíc po najetí na ikonu indikující stav úhrady zobrazí zbývající částka k úhradě.

Po přijetí fakturované částky od zákazníka se nabízejí hned 3 možnosti, jak tuto úhradu zaevidovat v aplikaci mPOHODA:

úhrada pokladním dokladem
úhrada bez vazby na hradicí doklad
přenos zbývající částky k úhradě z programu POHODA

Úhrada faktury pokladním dokladem

Pokladním dokladem můžete v aplikaci mPOHODA hradit vydané a zálohové faktury v tuzemské měně. Úhradu provedete buď v agendě Pokladní doklady, nebo hradicí pokladní doklad vytvoříte přímo z faktury.

Úhrada v agendě Pokladní doklady

Při vytváření pokladního dokladu otevřete povelem Přidat úhradu faktury agendu Faktury k úhradě. ?Pokud na pokladním dokladu uvedete odběratele a následně zvolíte povel Přidat úhradu faktury, vyfiltrují se v agendě Faktury k úhradě pouze neuhrazené faktury vystavené na zvoleného odběratele. Zde označte ty faktury, které chcete na pokladní doklad zlikvidovat ?K likvidaci můžete vybrat i více faktur najednou. (u vydané faktury v poli K úhradě zadejte částku úhrady, u zálohové faktury můžete zadat pouze plnou úhradu) a zvolte povel Uhradit. Pokladní doklad pak stačí jen zkontrolovat a uložit, příp. synchronizovat s Pohodou.

Povelem Přidat úhradu faktury vyberete faktury k likvidaci na pokladní doklad

Úhrada vyvolaná z faktury

Pokud se nacházíte v seznamu faktur, úhradu můžete vyvolat přímo odtud kliknutím na ikonu indikující stav úhrady konkrétní faktury. Fakturu ale můžete zlikvidovat i povelem Uhradit pokladním dokladem na detailu faktury. Oběma způsoby vytvoříte pokladní doklad, kam se vloží zvolená faktura v částce odpovídající zbývající neuhrazené částce.

Úhradu vyvoláte i přímo z faktury povelem Uhradit pokladním dokladem

Uložením pokladního dokladu pak mPOHODA aktualizuje částku k úhradě u uhrazené faktury. Takto vytvořený pokladní doklad je s uhrazenou fakturou provázán přes záložku Doklady. Úhrada pokladním dokladem je také uvedena na záložce Úhrady u příslušné hrazené faktury.

Úhrada bez vazby na hradicí doklad

Úhrada bez vazby na hradicí doklad se zadává v případě, kdy je vydaná či zálohová faktura uhrazena jiným způsobem než pokladním dokladem (například převodem na bankovní účet). Tuto úhradu opět vyvoláte ze seznamu vydaných faktur nebo na záložce Úhrady na detailu faktury. Tím se na zmiňované záložce vytvoří u likvidované vydané faktury úhrada ve výši zbývající neuhrazené částky faktury; datum úhrady mPOHODA nastaví na aktuální den. Částku a datum ale můžete v případě potřeby upravit. ?Částku lze upravit pouze u vydané faktury, datum lze upravit u vydané i zálohové faktury. Přidání nové úhrady či její odstranění rovněž provedete na záložce Úhrady. Jakoukoliv vykonanou úpravu přitom nezapomeňte potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit.

Pokud je faktura uhrazena převodem na bankovní účet, vytvoříte v mPohodě úhradu bez vazby na hradicí doklad

Úhrady bez vazby se nesynchronizují do programu POHODA. Máte-li aplikaci mPOHODA propojenou s programem POHODA, provádějte bezhotovostní úhrady faktur v programu POHODA v agendě Banka. Synchronizací dat se neuhrazená částka faktury pak zaktualizuje i na straně aplikace mPOHODA.

Přenos zbývající částky k úhradě z programu POHODA

Pokud byla v programu POHODA synchronizovaná vydaná či zálohová faktura uhrazena ?Vydaná faktura může být uhrazena plně nebo částečně. Úhrada zálohové faktury se v aplikaci mPOHODA projeví až v okamžiku, kdy je zálohová faktura v programu POHODA plně zlikvidována., pak se tato informace přenese další synchronizací zpět do aplikace mPOHODA. Je-li přitom neuhrazená částka evidovaná v aplikaci mPOHODA větší než v programu POHODA, vytvoří se v aplikaci mPOHODA u dané faktury úhrada dorovnávající stav na zbývající částku k úhradě evidovanou v programu POHODA. Ukažme si tento případ na názorném příkladu:

V aplikaci mPOHODA vystavíte fakturu na částku 5 000 Kč, provedete synchronizaci a následně v programu POHODA zaevidujete úhradu ve výši 3 000 Kč převodem na účet. Při příští synchronizaci se tak v aplikaci mPOHODA automaticky vytvoří dorovnávající úhrada ve výši 3 000 Kč, aby hodnota k likvidaci v aplikaci mPOHODA odpovídala hodnotě k likvidaci v programu POHODA.

Úhrada provedená v programu POHODA sníží při synchronizaci zbývající částku k úhradě v aplikaci mPOHODA

Jak vám mPOHODA dále pomůže s úhradami faktur?

Úhradu neuhrazené faktury provedete i z informační plochy. Na informační ploše aplikace mPOHODA najdete kartu Neuhrazené faktury zobrazující seznam tří neuhrazených vydaných faktur s nejstarším datem splatnosti. Kliknutím na ikonu Neuhrazená faktura , resp. ikonu Faktura po splatnosti pak zadáte úhradu faktury buď pokladním dokladem, nebo bez vazby na hradicí doklad.

Seznam neuhrazených faktur si můžete vytisknout. V hlavním seznamu faktur (vydaných i zálohových) najdete pod povelem Vytisknout sestavu Soupis faktur, ve které jsou pro právě vyfiltrované faktury uvedeny termíny jejich splatnosti, termíny jejich posledních úhrad i zbývající částky k úhradě.

K neuhrazeným fakturám vystavíte a odešlete upomínky. V praxi se často stává, že se odběratelé dostávají do prodlení s platbou za vystavenou fakturu a vám nezbývá nic jiného než jim zasílat výzvy k zaplacení. V takovém případě se vám bude určitě hodit možnost vystavení upomínek a jejich hromadného odeslání e-mailem.