Předsevzetí #1: Nebudu odkládat vyřizování důležitých dokumentů

STORMWARE s.r.o. / 31. 01. 2022

S novým rokem nový seznam předsevzetí? Cíle je mnohdy lepší dávat si průběžně, abychom si udrželi správnou motivaci a zápal pro věc. :-) A proto si také předsevzetí související s aplikací mPOHODA rozprostřeme po jednotlivých měsících do celého roku 2022. Pojďme si nyní představit první z nich.

Nejvyšší místa v žebříčku novoročních předsevzetí tradičně patří zdravému životnímu stylu, kam bychom mohli zařadit i méně stresu. Úspěšnému naplnění tohoto předsevzetí ale může bránit odkládání důležitých věcí na později. Někdy jsou navíc deadliny pevně zakotvené v zákonech a jejich nedodržení bývá sankcionováno. Pojďme si tedy ukázat čtyři nejčastěji odkládané činnosti společně s tipy, jak vám je mPOHODA pomůže řešit rychleji.

„Administrativní“ vyřizování objednávek
Vyúčtování uhrazených záloh a řešení těch neuhrazených
Evidování úhrad vydaných faktur a řešení těch neuhrazených
„Administrativní“ vyřizování výdejek

„Administrativní“ vyřizování objednávek

Některé části roku jsou pro mnoho podnikatelů hektičtější než jiné, zákazníci si objednávají spoustu produktů a zakázky se rychle hromadí. Některé z nich přitom zůstávají „viset“ v evidenci jako nevyřízené (zpravidla z důvodu jejich nevyfakturování), ačkoliv k dodání zboží či služby došlo. Tím ale dochází k oddalování přijetí úhrady od zákazníka, a proto se určitě vyplatí neotálet s „administrativním“ vyřizováním objednávek v mPohodě.

Kompletní seznam všech objednávek poskytuje agenda Objednávky, kde si pomocí rozšířeného filtrování můžete vyhledat takové, které splňují vámi zadané parametry. Další užitečné vychytávky při práci s objednávkami jsme si představili už v našem dřívějším článku.

Průběžné sledování stavu objednávek a jejich vyřizování vám usnadní jedna z karet na informační ploše. mPOHODA tu vždy zobrazuje tři nejstarší nevyřízené, resp. částečně vyřízené objednávky. Kliknutím na ikonu indikující stav objednávky otevřete detail dokladu, odkud ji rychle přenesete pomocí ikony do vydané faktury, resp. do výdejky nebo jí ručně nastavíte stav Vyřízená.

Grafický pruh v dolní části karty vám předá informaci o celkové částce nevyřízených objednávek, u kterých ne/uplynula lhůta pro vyřízení nebo nebyla stanovena. Zjistíte tak, o jakou výši vám narostou pohledávky po vyfakturování nevyřízených objednávek.

Na kompletní seznam objednávek se rychle prokliknete přímo z názvu karty.

Vyúčtování uhrazených záloh a řešení těch neuhrazených

V určitých obdobích a při řešení jiných urgentních záležitostí se také může stát, že nestíháte vyúčtovat zálohy, které vám dorazily na účet, nebo odběratelé otálí s jejich úhradou. Kdy přitom musíte zákazníkovi vystavit konečnou fakturu s odpočtem uhrazené zálohy, jaké musí obsahovat náležitosti, kdy vám vzniká zdanitelný příjem a jak nejlépe postupovat při nezaplacení zálohy zákazníkem, se dočtete v našem dřívějším článku.

Souhrnné informace o zálohových fakturách poskytuje agenda Zálohové faktury, kde si ze všech evidovaných faktur můžete na základě pokročilých kritérií vyfiltrovat jen ty požadované (např. takové, u kterých jste dosud nevyúčtovali přijaté zálohy). Současně tu rovnou můžete zálohovou fakturu vyúčtovat nebo k vybraným fakturám vytvořit pomocí ikony upomínky a hromadně je rozeslat. ?Vytváření a odesílání upomínek je prémiovou funkcí dostupnou pouze v nejvyšší variantě mPOHODA Pro. Ve verzi Start si ji ale můžete zcela zdarma otestovat.

Tři nejstarší nevyúčtované zálohové faktury ?Seřazené dle data úhrady , resp. neuhrazené zálohové faktury ?Seřazené dle data splatnosti znovu najdete na jedné z karet informační plochy. Díky tomu na první pohled zjistíte, o jakého odběratele a nevyúčtovanou, resp. neuhrazenou částku se jedná. Kliknutím na číselné označení si také rovnou zobrazíte detail dokladu pro více informací.

V grafické části karty se všechny nevyúčtované zálohové faktury rozdělují do dvou skupin. Číslo v levém kroužku vám prozradí, kolik evidujete neuhrazených zálohových faktur a nevyúčtovaných záloh, od jejichž data úhrady uplynulo 15 dní a méně. Číslo v pravém kolečku znamená počet uhrazených záloh, kdy od data úhrady uplynulo již více jak 15 dní. Zákon přitom stanovuje povinnost vystavit k uhrazené záloze do 15 dnů daňový doklad za přijatou úhradu nebo fakturu. ?Daňové doklady k přijatým platbám je nutné vystavovat v programu POHODA. V takových případech pak musí být v Pohodě vystavena i konečná zúčtovací faktura.

Na kompletní seznam zálohových faktur se rychle prokliknete přímo z názvu karty.

Evidování úhrad vydaných faktur a řešení těch neuhrazených

Jak jsme uvedli už v našem dřívějším článku, přijetím úhrady od zákazníka za fakturované zboží či služby práce podnikatelů nekončí. Pokud jste v uplynulém období obdrželi od zákazníka platbu za dodané zboží či služby, nezapomeňte tuto úhradu zaevidovat také v aplikaci mPOHODA.

Při řešení úhrad faktur určitě zavítáte do agendy Faktury, která tvoří naprostý základ aplikace mPOHODA. Najdete tu kompletní výčet všech vystavených faktur. Navíc tu můžete pomocí filtru vyhledat přesně ty záznamy, které budou splňovat vámi zadaná kritéria (např. neuhrazené faktury s konkrétním datem/intervalem splatnosti či faktury po splatnosti a 1. upomínce), nebo k fakturám v prodlení hromadně vytvořit a zaslat upomínky.

Tři neuhrazené, resp. částečně uhrazené faktury s nejstarším datem splatnosti se opět propisují na informační plochu. Pokud je mezi nimi faktura, jejíž částku jste již inkasovali, kliknutím na ikonu , resp. ikonu rovnou zaevidujete její úhradu. Částka úhrady bude odpovídat zbývající neuhrazené částce faktury. Pokud se tu zobrazuje faktura v prodlení, můžete zákazníkovi zaslat upomínku, a to klidně i opakovaně. Stačí kliknout na číselné označení faktury a na záložce Upomínky na detailu dokladu zvolit povel Přidat upomínku.

Grafická osa s modrými popisky na kartě vám ukáže, kolik jste na vydaných fakturách celkově vydělali, jaká částka zbývá uhradit a jaké výše dosahují všechny faktury po splatnosti. ?Neuhrazené faktury v cizí měně jsou zde uváděny v českých korunách. Na první pohled tak zjistíte, o kolik se zvýší obrat vaší firmy úhradou vydaných faktur.

Na kompletní seznam vydaných faktur se rychle prokliknete přímo z názvu karty.

„Administrativní“ vyřizování výdejek

Vyskladňujete-li zásoby ze skladu bez přímé fakturace, pak tyto skladové pohyby ve své mPohodě určitě evidujete pomocí výdejek. Pokud jste přitom zásoby vyskladnili za účelem prodeje, rozhodně byste neměli otálet s vystavením faktury – zákon o dani z přidané hodnoty stanovuje, že faktura musí být vystavena nejpozději do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň.

Všechny výdejky se v aplikaci mPOHODA evidují v samostatné agendě Výdejky, odkud je můžete také pohodlně přenášet do faktur pomocí ikony .

Rychlý přehled o výdejkách vám samozřejmě i v tomto případě poskytne karta na informační ploše, kde se zobrazují všechny nevyřízené a částečně vyřízené výdejky. mPOHODA tu v chronologickém pořadí uvádí vždy pět záznamů – nejprve výdejky se stavem Částečně vyřízená a poté výdejky se stavem Nevyřízená.

Kliknutím na ikonu indikující stav výdejky ( nebo ) otevřete detail dokladu, odkud opět můžete danou nevyřízenou výdejku jednoduše vložit do vydané faktury.