Předsevzetí #9: Připravím číselné řady na ukončení podpory starého formátu

STORMWARE s.r.o. / 29. 09. 2022

Založili jste si firmu v mPohodě před vydáním verze 2.0, tj. před 26. 10. 2016? V té době ještě nebylo možné si formát číselných řad přizpůsobovat svým potřebám. Abyste proto i vy mohli provádět uživatelské úpravy číselných řad, pomůžeme vám s rychlým přechodem na nový formát z toho starého, kterému 31. 12. 2022 končí podpora. Pokud již nový formát používáte, můžete si toto předsevzetí rovnou „odfajfkovat“. :-)

Jak určitě víte, od 1. 1. 2023 nebude původní formát číselných řad (např. mFV2180100001 pro vydané faktury) podporován a jeho používání nebude v aplikaci mPOHODA umožněno. Na šabloně číselné řady s pevným formátem proto mPOHODA nastavila již ve verzi 10.0 v poli Platnost do 31. 12. 2022.

I když se na nový formát číselných řad chystáte přejít až se začátkem nového účetního období, už teď si můžete vytvořit novou šablonu s novým formátem platnou od 1. 1. 2023. Tím budete mít vše nachystané a po Novém roce tak můžete plynule pokračovat ve vystavování dokladů.

Co získáte přechodem na nový formát číselných řad?

Při vzniku aplikace mPOHODA byl pro všechny doklady nastaven pevný formát číselných řad, který jste si nemohli dále upravovat. To se však v roce 2016 změnilo s vydáním mPohody 2.0. Od té doby si už každá firma může číselné řady přizpůsobit svým vlastním potřebám.

Nový formát číselné řady je tvořen dvěma částmi zvanými Prefix a Číslo. Obě tyto části se skládají z jednotlivých proměnných, místo kterých se při vytváření čísla dokladu dosazují konkrétní hodnoty. Jaké proměnné a v jakém pořadí přitom budou ve formátu číselné řady použity, záleží jen na vás. Na výběr máte z těchto typů položek, doplněných vždy o 2–5místné pořadové číslo:

rok – aktuální kalendářní rok v podobě „2022“ nebo jen „22“
označení – označení druhu dokladu (např. 8 = vydaná faktura, 9 = zálohová faktura)
uživatel – označení toho, kdo fakturu vystavil (např. 1 = Jan Novák)
zařízení – označení zařízení, ze kterého byla faktura vystavena (např. 1 = mobil, 2 = tablet)

Nový formát číselných řad také podpoří spolupráci klientů a účetních používajících homebanking v programu POHODA. Nový formát je svým nastavením – tzn. maximální délkou 10 čísel – v souladu s nastavením číselných řad v Pohodě. Díky omezené délce a za předpokladu, že neobsahuje jiné znaky než čísla, je pak možné takové číslo použít jako variabilní symbol platby, což umožní automatické párování takových dokladů s úhradami od odběratelů.

Jaké jsou kladeny požadavky na číslování faktur? Jakou podobu může mít číslo faktury? Jakých chyb se při číslování faktur vyvarovat? A jak je řešit, když nastanou? Na všechny tyto otázky jsme si odpověděli v našem dřívějším článku na mBlogu.

Čtěte také:
Číslování faktur: Jak zajistit posloupnost číselných řad?

Jak přejít na nový formát číselných řad?

Pokud vaše firma dosud používá starý formát číselných řad, je potřeba provést několik kroků k přechodu na nový formát. S naším návodem vše zvládnete během chvilky.

S ohledem na vnitřní směrnice vaší firmy nejprve zvažte, jestli na nový formát přejdete až od 1. 1. 2023 nebo k dřívějšímu datu.

Změnu v nastavení číslování dokladů doporučujeme provádět k začátku nového účetního období.

Chcete-li nový formát používat již dříve, upravte na šabloně v poli Platnost do datum na poslední den, ke kterému budete používat starý formát číselných řad, a změny uložte.

Ať už jste datum platnosti upravili nebo ponechali přednastavené na 31. 12. 2022, je nutné, aby uživatel s rolí administrátor založil novou šablonu číselných řad. mPOHODA automaticky naváže počátek platnosti nové šablony na původní šablonu, takže bude zajištěna kontinuita číslování dokladů.

Nová šablona číselných řad má základní nastavení a formát číselné řady předpřipraveny. Vy si už jen zvolíte typ použití (offline/online), příp. upravíte výchozí formát číselné řady podle svých potřeb.

Ponecháte-li u obecné šablony pole Platnost do prázdné, o dokladové řady pro následující roky se nemusíte starat ani v budoucích obdobích. mPOHODA pro vás každý nový rok připraví příslušné dokladové číselné řady.

Připravenou šablonu číselné řady uložte. mPOHODA pak automaticky vygeneruje dokladové číselné řady pro jednotlivé typy dokladů pro aktuální kalendářní rok.