Mininávody – GDPR v programu POHODA

Pro výběr adres s aktuálně platným souhlasem či účelem nebo naopak s končícím souhlasem k určitému datu využijte povel Vyhledat záznamy… pod nabídkou Záznam/GDPR v agendě Adresář. Možností vyhledávání adres podle právních důvodů zpracování je hned několik, POHODA rozlišuje:

1. Platné důvody
2. Důvody s končící platností
3. Expirované důvody
4. Adresy bez důvodu zpracování

Podle zvolené možnosti se na druhé straně průvodce zobrazí rozšířené volby pro vyhledávání. Vyberte si to, co konkrétně požadujete, a dokončete průvodce. V tabulce agendy pak uvidíte přehled vyhledaných záznamů dle vámi zvolených kritérií.

POHODA vám umožní konkrétní adresu označit příznakem Omezení zpracování, který zajistí, aby adresa nebyla pro uživatele programu viditelná, a znepřístupní ji tak pro další použití. Tím uživatelům umožňuje realizovat právo subjektu na omezení zpracování dle článku 18 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Jak postupovat?

Umístěte kurzor na vybranou adresu a zvolte povel Omezení zpracování v nabídce Záznam/GDPR. Adresa se okamžitě označí stejnojmenným příznakem a ve formuláři agendy už ji nadále neuvidíte.



Všechny adresy, kterým jste přiřadili příznak Omezení zpracování, si zobrazíte pouhým kliknutím pravého tlačítka myši na stavový řádek v části, kde se volí rozsah zobrazení záznamů, a zvolením možnosti Omezení zpracování.

Záznamy, ke kterým chcete přidat příslušný důvod zpracování dat, je třeba si v agendě Adresář nejdříve vybrat. Jednoduše si je označte křížkem a vyberte pomocí záložky Moje Označené. Pak už jen zvolte povel Hromadně přidat důvod zpracování… v nabídce Záznam/GDPR, vyberte konkrétní právní důvod a potvrďte tlačítkem Dokončit. V dialogovém okně se vám nabídnou všechny důvody, které jste si dříve zadali v agendě Důvody zpracování dat GDPR.

Záložka GDPR v agendě Adresář skrývá jednu užitečnou funkci z pohledu správy osobních údajů. Řekne vám totiž, kdy naposled jste adresu, na které máte právě umístěný kurzor, použili na předprodejních, prodejních a poprodejních dokladech:

• Datum u předprodejních dokladů načítá POHODA z agend Přijaté nabídky, Vydané nabídky, Přijaté poptávky a Vydané poptávky.
• Datum u prodejních dokladů načítá POHODA z agend Banka, Pokladna, Interní doklady, Přijaté objednávky, Vydané objednávky, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury, Ostatní pohledávky, Přijaté faktury, Přijaté zálohové faktury, Ostatní závazky a Prodejky.
• Datum u poprodejních dokladů načítá POHODA z agend Reklamace a Servis.

Aby POHODA datum správně načetla, stačí při vystavovaní daného dokladu přenést adresu přímo z agendy Adresář. Datum se na záložce GDPR aktualizuje hned po zvolení povelu Záznam/GDPR/Aktualizovat data použití adresy…



Z pohledu nařízení GDPR se tak vyplatí vše (počínaje vydanou nabídkou a reklamačním protokolem konče) evidovat přímo v ekonomickém systému POHODA, jedině tak budete mít dokonalý přehled o zpracování osobních údajů.

V agendě Adresář najdete záložku GDPR a právě na té můžete vybrané adrese přiřadit důvod zpracování dat. Vyberte jej z výklopného seznamu ve sloupci Název, podle kterého POHODA automaticky doplní popis důvodu, a potřebná data zpracování údaje.



Předdefinované důvody zpracování dat můžete upravit v agendě Důvody zpracování dat GDRP, kterou naleznete v nabídce Nastavení/Seznamy.

POHODA obsahuje speciální agendu, ve které jsou právní důvody zpracování osobních údajů už předdefinované. Agenda vám však poskytuje také maximální prostor pro zapsání důvodů vlastních – přece jen, každý obor podnikání zahrnuje specifické služby, a tím pádem existuje mnoho okolností zpracování údajů. Při zápisu nového záznamu (důvodu) stačí vyplnit předdefinovaná pole formuláře. Tyto záznamy pak můžete přiřazovat k jednotlivým záznamům v agendě Adresář.



Agendu Důvody zpracování dat GDRP naleznete v nabídce Nastavení/Seznamy.

Funkčnost pro GDPR v ekonomickém systému POHODA jednoduše aktivujete v agendě Globální nastavení/Adresář zatržením volby Povolit GDPR.



Zpřístupní se vám agenda Důvody zpracování dat GDPR a záložka GDPR v agendě Adresář.