Personalistika a mzdy
V pracovněprávních vztazích je účelem zpracování osobních údajů ze strany zaměstnavatele zpravidla nezbytnost plnit uzavřenou pracovní smlouvu (čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR) a související právní povinnosti (vést účetní a mzdovou agendu).
Do agend Personalistika a Mzdy jsme pro vás připravili novinky vztahující se k Obecnému nařízení o ochraně osobních údajů (tzv. GDPR). Především se jedná o rozšíření zaheslování mzdových sestav jednoho zaměstnance, možnost určení, zda uvádět osobní údaje zaměstnance do dokladů vzniklých zaúčtováním mezd. Bližší popis novinek jsme pro vás sepsali níže.
Rozšířili jsme okruh tiskových sestav, které je možné nově zabezpečit heslem. Jedná se o mzdové sestavy pro jednoho zaměstnance exportované do formátu PDF, například Mzdový list včetně všech příloh, Výpočet daně a daňového zvýhodnění, Prohlášení poplatníka k dani z příjmů atd.
Heslo jde zadat každému zaměstnanci zvlášť v agendě Personalistika na záložce Doplňkové údaje v sekci Zabezpečení dokumentů heslem. Tím zajistíte, že PDF soubor otevře pouze zaměstnanec, kterému náleží. Bez zadání správného hesla jej nebude možné otevřít.
U uvedených sestav poté prostřednictvím povelu Zabezpečit PDF heslem zvolíte, zda se mají zabezpečit, či nikoliv. Povel naleznete v nabídce pod tlačítkem PDF v dialogovém okně Tisk. Pokud heslo u zaměstnance nenastavíte a nebude zadané heslo ani v Nastavení PDF, k zabezpečení PDF dokumentu nedojde.
Nově máte možnost ovlivnit vstupování osobních údajů zaměstnanců na ostatní závazky a výdajové pokladní doklady, které se vygenerují při zaúčtování záloh, resp. mezd.
Do agendy Globální nastavení sekce Mzdy jsme doplnili novou volbu Uvádět jméno a adresu zaměstnance, která je implicitně přednastavena, tzn. osobní údaje zaměstnanců jsou uvedeny na dokladech vzniklých zaúčtováním záloh a mezd. V případě, že požadujete, aby se na závazcích a výdajových pokladních dokladech neuváděly adresní údaje o zaměstnancích, a to konkrétně v polích Jméno, Ulice, Obec a PSČ, zrušte nastavení této volby. V poli firma bude uvedeno osobní číslo zaměstnance.
V případě, že potřebujete vytisknout rodné číslo zaměstnance i na tiskové sestavy, které nejsou formuláři státní správy a pojišťoven, je nutné aktivovat volbu Uvádět RČ v agendě Personalistika na záložce Zaměstnanec. Tato volba by měla být nastavena pouze v případě, že byl od zaměstnance poskytnut souhlas s uváděním RČ.
U jednotlivých tiskových sestav, které obsahují rodné číslo, je možné na dialogovém okně Tisk zvolit možnost tisku rodného čísla Tisk RČ nebo Netisknout RČ.
Na tiskových sestavách Výplatní list, Výplatní páska a Výplatní pásky se nově tiskne pouze osobní číslo zaměstnance.
Od 1. 6. 2018 se rozšiřuje okruh nemocenských dávek o dlouhodobé ošetřovné. Podpůrčí doba je nejdéle 90 kalendářních dnů s možností přerušení. Dlouhodobé ošetřovné je považováno za vyloučenou dobu pro ELDP a NEMPRI. Nárok na dávku nevzniká ze zaměstnání malého rozsahu ani dohody o provedení práce.
Do agendy Personalistika jsme pro tento účel přidali nový druh nepřítomnosti Dlouhodobé ošetřovné. Žádost o dlouhodobé ošetřovné budou zaměstnanci podávat na předepsaném tiskopisu prostřednictvím zaměstnavatele, stejně jako u ostatních dávek nemocenského pojištění. K žádosti bude nutné připojit tiskopis, který vydá ošetřující lékař lůžkového zařízení o potřebě poskytování dlouhodobé péče, a dále písemný souhlas ošetřované osoby, aby o ni pečovala osoba žádající o dlouhodobé ošetřovné.
Zaktualizujeme tiskopis Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění o novou dávku dlouhodobé ošetřovné a zároveň bude rozšířena i datová věta.
Nabídku tiskových sestav v agendě Personalistika jsme rozšířili o vzory pracovněprávních dokumentů, které se automaticky předvyplní osobními údaji zaměstnance.
Díky přednastaveným pracovněprávním dokumentům mohou být pracovní smlouvy, dodatky k pracovním smlouvám, dohody, mzdové výměry a další dokumenty připraveny velice rychle, jednoduše a bez rizika možných chyb spojených s kopírováním nebo ručním přepisováním osobních údajů. Vzory si navíc můžete upravit podle potřeb své firmy.
Hotové dokumenty lze z programu POHODA rovnou vytisknout nebo exportovat do formátu DOC, případně ODT, prostřednictvím povelu Export z dialogového okna Tisk. V aplikaci Microsoft Word (Open Office) si je pak můžete libovolně upravovat podle svých potřeb, dokonce i záhlaví a zápatí dokumentu.
Finální pracovněprávní dokumenty máte možnost archivovat ve složkách jednotlivých zaměstnanců přímo v systému POHODA.
Ostatní
Další novinka se týká nastavení loga v agendě Globální nastavení.
V sekci Logo prostřednictvím povelu Vložit můžete nově vybrat soubory s příponou jpg, png nebo gif. I nadále, jako v předchozích verzích, je možné uložit soubory s příponou bmp, wmf a emf. Uložení loga ve všech uvedených formátech nahrazuje možnost uložit soubor jako OLE objekt, proto se volba Objekt v sekci Logo již nenachází.
Do sekce Logo jsme přidali možnost Zachovat poměr stran. Už nemusíte upravovat obrázek s logem tak, aby vyhovoval požadavkům na poměr stran. Pokud volbu zatrhnete, nedojde při jiném poměru stran k deformaci obrázku. Zachování poměru stran je možné pro soubory s příponou bmp, jpg, png nebo gif. V případě, že máte obdélníkové logo, je možné pro správné zobrazování adresy firmy a loga na dokladových sestavách využít nastavení Loga na šířku v sekci Doklady v agendě Globální nastavení. Tuto možnost máte k dispozici již od verze 11700.
Velikost vkládaného souboru s logem nově může být maximálně 5 MB.
Nová agenda Sledování činnosti uživatelů v řadě POHODA E1 vám umožní zobrazit souhrn operací, které provedli jednotliví uživatelé programu.
Funkci pro sledování činnosti uživatelů zapnete v agendě Globální nastavení v sekci Historie/Sledování činnosti. Na tom samém místě zároveň nastavíte jednotlivé operace a agendy, pro které požadujete zaznamenávat činnost uživatelů. Agendu se seznamem provedených operací naleznete v nabídce Soubor/Sledování činnosti uživatelů.
Při importu zálohové faktury se skladovými položkami prostřednictvím ISDOC nově dochází k provázání položek se zásobami ve skladu.
Do tiskové sestavy Zaúčtování dokladů a Zaúčtování dokladu (košilka) jsme v agendách Přijaté faktury, Pokladna, Interní doklady a Ostatní závazky přidali Datum KH DPH.
Chtěli byste zobrazit na tiskových sestavách aktuální datum a čas tisku? Nově to bude možné, zavedli jsme novou globální proměnnou pro vyplnění data tisku na tiskové sestavy.
Do seznamu globálních proměnných, které je možné použít v tiskových sestavách, jsme přidali proměnnou #PrintDateAct, která na tiskové sestavě zobrazí aktuální datum a čas tisku.
Pro textové sestavy jsme pro tuto proměnnou přidali řídící parametr XF+číslo (odpovídá pořadí formátování data v seznamu Formát data v programu Report Designer).
Příklad: <:#PrintDateAct:XF19:>
19 = dd.mm.rrrr. hh:mm:ss
Do programu POHODA jsme zapracovali novou agendu pro generování dokladů pro Evidenci náhradního plnění (ENP).
Od 1. 10. 2017 platní novela zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů. Ta stanovuje, že dodavatel, tj. zaměstnavatel zaměstnávající více než 50 % osob se zdravotním postižením, může dodat tzv. náhradní plnění pouze v případě, že nejpozději do 30 kalendářních dnů od jeho zaplacení vloží patřičné údaje do elektronické evidence vedené Ministerstvem práce a sociálních věcí.
Nová agenda Evidence náhradního plnění slouží pro přehled a export vytvořených podání ENP. Také je zde možné podání upravovat podle potřeby.
Sestavení výkazu ENP je přístupné pro agendy Vydané faktury , Vydané zálohové faktury ,Ostatní pohledávky, Pokladna a Prodejky.
V těchto agendách si nejprve vyfiltrujte doklady, které potřebujete odeslat do elektronické evidence Ministerstva práce a sociálních věci. Následně zvolte nabídku Záznam/Vložit do ENP...
V zobrazeném okně Průvodce exportem pro Evidenci náhradního plnění na první straně vyberte, jestli chcete vytvořit nové podání/výkaz ENP, nebo přidat vyfiltrované doklady do již vytvořeného podání/výkazu ENP.
Na druhé straně průvodce uvidíte výsledek exportu, tedy jaké doklady byly, či nebyly exportovány do agendy Evidence náhradního plnění.
Po stisknutí tlačítka dokončit, se přenesou doklady do nově vytvořeného nebo vybraného podání v agendě Evidence náhradního plnění.
V agendě Evidence náhradního plnění je možné před exportem do CSV souboru v jednotlivých podání vložené doklady editovat.
Export podání ENP
V požadované agendě si vyberete podání, které potřebujete odeslat do elektronické evidence Ministerstva práce a sociálních věci. Následně zvolte nabídku Záznam/Export pro ENP... V zobrazeném okně Průvodce exportem pro Evidenci náhradního plnění na první straně vyberte místo pro uložení souboru *.csv, případně upravte název výstupního souboru v poli Jméno souboru. Na druhé straně průvodce uvidíte výsledek exportu. Před provedením exportu dokladu do *.csv souboru POHODA kontroluje, zda ve vybraném podání ENP obsahují doklady všechny povinné údaje pro ENP, pokud ne export nepůjde provést.
Při prvním spuštění průvodce pro elektronické podání se pole Variabilní symbol CSSZ vyplní dle pole v agendě Globální natavení/Instituce/Var. symbol.