Po dokončení vyúčtování můžete využít možnosti automatického zaúčtování cestovních náhrad do ekonomicko-informačního systému POHODA. V agendách Tuzemské cestovní příkazy a Zahraniční cestovní příkazy k tomu využijete povel Export příkazů z nabídky Záznam. Povel spustí průvodce Zaúčtování záloh a cestovních náhrad, který prostřednictvím XML komunikace vytvoří a zaúčtuje odpovídající účetní doklady do systému POHODA.
Podmínkou úspěšného přenosu dat mezi oběma programy je správné nastavení XML komunikace v programu GLX. Export příkazů může provádět pouze uživatel, který má v systému POHODA přiděleno právo XML komunikace (v agendě Přístupová práva ve větvi Soubor/Databáze).
Na první straně průvodce zvolíte rozsah cestovních příkazů, které chcete zaúčtovat. Pokud budete chtít zaúčtovat všechny dosud nezaúčtované cestovní příkazy, můžete zároveň zvolit, zda chcete zaúčtovat tuzemské, nebo zahraniční cestovní příkazy, případně oboje.
Na druhé straně určíte, zda chcete zaúčtovat pouze cestovní náhrady, nebo i zálohy. Zálohy se zaúčtují do pokladny, cestovní náhrady se zaúčtují do agendy Interní doklady (v účetnictví), resp. také do pokladny (v daňové evidenci).
Na třetí straně můžete zvolit způsob zaúčtování doplatku a přeplatku. Přeplatek se účtuje rovnou do pokladny, doplatek je možné zaúčtovat buď do pokladny, nebo do agendy Ostatní závazky.
Pokud jste se rozhodli účtovat zálohy, věnuje se další strana výběru pokladny a předkontace pro zaúčtování. Údaje se vyplňují automaticky – pokladna v závislosti na měně, předkontace podle nastavení v agendě Globální nastavení v sekci Zaúčtování. Další strana průvodce pak uvádí celkový přehled záloh, které budou zaúčtovány. U záloh, které nechcete účtovat, zrušte zatržení ve sloupci X.
Dále průvodce zobrazuje přehled cestovních náhrad a výdajů rozdělených podle jednotlivých pracovníků a měn. První tabulka obsahuje seznam pracovníků, pro které je právě prováděno zaúčtování cestovních náhrad. V druhé tabulce je přehled cestovních náhrad, které náleží vybranému pracovníkovi v příslušné měně.
Pokud se rozhodnete o některých náhradách neúčtovat, stačí zrušit zatržení ve sloupci X v příslušném řádku.
Na další straně je přehled doplatků a přeplatků jednotlivých pracovníků podle jednotlivých měn, které budou zaúčtovány do systému POHODA.
Po kliknutí na tlačítko Další se vypíše hlášení, kolik XML dokladů pro zaúčtování bylo vystaveno. Tyto doklady lze zobrazit v náhledu pomocí povelu Zobrazit. Tlačítkem Další vyvoláte samotný import dokladů do účetnictví v systému POHODA.