Evidenční listy důchodového pojištění, neboli ELDP, vede firma pro každého pojištěnce vždy za daný kalendářní rok a předkládá je České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ) prostřednictvím příslušné okresní správy sociálního zabezpečení (OSSZ).
V agendě Pracovní poměry doplňte ještě před vystavením ELDP všechny potřebné údaje. V poli Druh poměru na záložce Pracovní poměr naleznete číselník druhů poměrů platný pro vybraný rok. Nastavení tohoto údaje má vliv na správné vyplnění kódu na ELDP.
Na záložce Doplňkové údaje v sekci Důchodové pojištění vyplňte pole Typ ELDP. Uvádí se ve tvaru dvojčíslí, které označuje charakter údajů vykazovaných na ELDP ve vztahu k trvání výdělečné činnosti konkrétního pojištěnce.
Nejčastěji používané typy:
- Typ 01 – Uvádí se, pokud výdělečná činnost zaměstnance ke dni odesílání ELDP v průběhu daného kalendářního roku trvá. Dále v případě odesílání ELDP po uzavření celého kalendářního roku, kdy výdělečná činnost pojištěnce po 31. 12. u zaměstnavatele nadále trvá. Tento typ je v programu PAMICA automaticky přednastaven.
- Typ 02 – Uvádí se, pokud výdělečná činnost zaměstnance byla v průběhu daného kalendářního roku ukončena nebo k jejímu ukončení došlo k 31. 12.
- Typ 51 – Uvádí se, pokud zaměstnavatel vyhotovuje opravný ELDP po zjištění, že vykázané údaje na již odeslaném ELDP (s hodnotou 01) byly původně uvedeny chybně nebo došlo k jejich změně z důvodu vzniku nové skutečnosti.
- Typ 52 – Uvádí se, když zaměstnavatel vyhotovuje opravný ELDP po zjištění, že vykázané údaje na již odeslaném ELDP (s hodnotou 02) byly původně uvedeny chybně nebo došlo k jejich změně z důvodu vzniku nové skutečnosti.
Do pole Pošta vyplňte jenom prvních pět písmen z názvu dodací pošty. Pokud toto pole nevyplníte, na ELDP se vytiskne prvních pět písmen z názvu, který máte uvedený v poli Obec z adresy trvalého pobytu zaměstnance.
Pokud máte vyplněné údaje v agendě Pracovní poměry a rovněž máte vystavené mzdy zaměstnanců, můžete provést zpracování evidenčních listů důchodového pojištění, a to povelem Podání ELDP, který najdete v agendě Pracovní poměry v nabídce Záznam. Pokud nebudete mít před zpracováním ELDP provedený žádný výběr, pak povelem Podání ELDP vystavíte ELDP pro všechny zaměstnance do agendy Podání ELDP, kterou naleznete v nabídce Podání. Počet zaměstnanců, pro které chcete vystavit ELDP, můžete omezit výběrem v agendě Pracovní poměry.
Vytvořené evidenční listy pro jednotlivé zaměstnance a jejich pracovní poměry se zobrazí na záložce Položky. Každý záznam má tři řádky. V jednotlivých polích evidenčního listu jsou některé údaje již předvyplněny z vystavených mezd, pracovního poměru a z agendy Personalistika. Vygenerované hodnoty si zkontrolujte a podle potřeby je změňte. Hodnoty z ostatních polí se přenesou přímo do samotného tiskopisu ELDP.
- Pokud vystavujete Evidenční list důchodového pojištění pro zaměstnance, který již dovršil důchodový věk, uvede PAMICA uprostřed trojmístného kódu písmeno D – důchodový věk a zároveň vypočítá i doby odečtené. Do dob odečtených se započítávají dny, ve kterých zaměstnanec po dovršení důchodového věku čerpal pracovní volno bez náhrady příjmů nebo měl neomluvenou absenci. Rovněž se odečítají doby trvání omluvných důvodů, jako je například nemoc.
- Do pole Dny se uvádí počet kalendářních dnů trvání pojištění v daném kalendářním roce. PAMICA toto pole vyplní počtem kalendářních dnů, který odpovídá období od data vstupu do zaměstnání do data odchodu. Pokud není datum odchodu vyplněno, počítá se s obdobím do konce příslušného kalendářního roku.
V případě, že podáváte opravný ELDP (kódy 51, 52), doplňte datum původního ELDP. Datum původního ELDP, jehož se oprava týká, zadáte na záložce Položky v agendě Podání ELDP při vystavení ELDP, a to do pole Datum opravy. Toto datum můžete zadat do již vystaveného ELDP prostřednictvím agendy Podání/Podání ELDP. Učiníte tak výběrem záložky Položky, do které dopíšete datum původního ELDP do pole Datum opravy.
V tiskových sestavách agendy Podání ELDP, které vyvoláte klávesovou zkratkou CTRL+T, naleznete formulář Evidenční list důchodového pojištění. Takto vytvořený ELDP si můžete prohlédnout a zkontrolovat. Pokud chcete odevzdat vytvořený ELDP, je nutné jej elektronicky odeslat. V písemné podobě je možné ELDP odevzdat pouze v případě, že elektronické odeslání nebylo možné.
V programu PAMICA si můžete ve vystavených mzdách, pro kontrolu vyloučených dob, přidat sloupec Vyloučené doby ELDP.
Pro písemné odevzdání ELDP si v agendě Podání ELDP můžete z nabídky Záznam zvolit povel Odevzdání ELDP písemně. V průvodci pro písemné podání ELDP zadáte datum a čas odevzdání. Evidenční listy důchodového pojištění se uzavřou a dále je není možné upravovat ani smazat. Uzavření slouží pro vaši kontrolu. I zpětně se dozvíte, jakým způsobem jste ELDP odevzdali a kdy. V případě chybného odevzdání je nutné nesprávně vyplněný ELDP vystavit znovu a teprve potom odevzdat. V tomto případě musíte na nový ELDP doplnit datum původního ELDP do pole Datum opravy na záložce Položky.
ELDP můžete odeslat přímo z programu PAMICA elektronicky. Jak?
Otevřete agendu Podání ELDP a přes nabídku Záznam zvolte povel Odeslání ELDP. Zobrazí se Průvodce pro elektronické podání ELDP.
Odeslání je možné provést z programu PAMICA, pokud máte nainstalovány všechny tři druhy certifikátů (kvalifikovaný podpisový certifikát, šifrovací certifikát a certifikát autority).
Pokud nechcete provést automatické odeslání na portál Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP), popř. nemáte podpisový certifikát, uložte si XML soubor do požadované složky. Vygenerovaný XML soubor můžete poté ručně načíst pomocí internetové stránky správy sociálního zabezpečení
Přesný postup je následující:
Pokud jsou podmínky ohledně instalace certifikátů splněny, odešlete ELDP z programu PAMICA elektronicky, a to v agendě Podání ELDP. Zde v nabídce Záznam pomocí povelu Odeslání ELDP spustíte Průvodce elektronickým podáním ELDP. Na druhé straně průvodce program zobrazí informace o kontrole vyplněných vstupních údajů a současně případné nalezené chyby na odevzdávaných ELDP. Abyste mohli ELDP úspěšně odeslat, je zapotřebí všechny chyby opravit. Teprve až bude výsledek kontroly v pořádku, klikněte na tlačítko Další. Stiskem tlačítka Další přejdete na třetí stranu průvodce, kde můžete upravit složku a název souboru pro uložení datové věty a zároveň provést automatické odeslání na portál Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP), příp. odeslání na příslušnou správu sociálního zabezpečení prostřednictvím datové schránky. Prostřednictvím zatržené volby Uložit XML do souboru pro ruční podání přes portál Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP) je soubor dat vyexportován do uvedené složky. Struktura XML souboru odpovídá specifikaci stanovené správou sociálního zabezpečení.
XML soubor lze pomocí programu PAMICA automaticky odeslat do datové schránky příslušné správy sociálního zabezpečení, a to aktivací volby Odeslat do Datové schránky úřadu, přičemž je nutné vyplnit ID datové schránky. ID můžete vyplnit ručně nebo jej vyhledat pomocí průvodce vyvolaného trojtečkou.
Zatržením volby Odeslat ELDP na VREP provedete automatické odeslání podání na portál Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP). V tomto případě je nutné podepsat data certifikátem.
V poli Adresa pro odeslání podání je uvedena adresa https://epodani.cssz.cz/ VREP/submission, na kterou bude tiskopis poslán. Volitelně zde můžete zadat e-mail do stejnojmenného pole pro zasílání informací o změnách stavu zpracování.
Při každém elektronickém podání ročních evidenčních listů důchodového pojištění je nutné vyplnit pole Variabilní symbol ČSSZ, které slouží k ověření elektronického podání na úrovni Veřejného rozhraní pro e-Podání (VREP).
Po kliknutí na tlačítko Další začne PAMICA automaticky přihlašovat přes internet k tomuto portálu a ELDP se začne odesílat. Pokud by PAMICA nenašla potřebné nebo správně vybrané certifikáty, zobrazí vám v dialogovém okně upozornění.
Dokončením všech kroků v průvodci dojde k odeslání dat na VREP. Stav podání ELDP můžete zjistit po odeslání v agendě Elektronická podání, do které budete přepnuti ihned po odeslání ELDP. Agendu ale otevřete i přes nabídku Podání/Elektronická podání. Zde přes nabídku Záznam zvolíte povel Zjistit stav el. podání.
V agendě Pracovní poměry můžete vybrat vždy jednoho zaměstnance a přes povel Podání ELDP v nabídce Záznam vystavit Evidenční list důchodového pojištění pouze pro tohoto konkrétního zaměstnance.
Pokud nebudou některé evidenční listy na OSSZ přijaty, změňte u nich na záložce Položky stav podání na Nepřijato a vystavte je znovu.
Pokud zvolíte volbu Uložit XML do souboru pro ruční podání přes portál VREP, máte ELDP uloženy v souboru pod svým názvem a ve složce, kterou jste si zvolili v průvodci. Takto uložené ELDP můžete kdykoli odeslat.
Všechny už vytvořené ELDP naleznete v nabídce Podání/Podání ELDP, kde je můžete zkontrolovat, popřípadě kdykoli vytisknout.
Hlavní zásady vedení a předkládání evidenčních listů důchodového pojištění naleznete v § 38 a 39 zákona č. 582/1991 Sb. Použít můžete také Všeobecné zásady pro vyplňování ELDP platné od 1. 1. 2014 a jejich součást, kterou je Metodická pomůcka k vyplňování ELDP od 1. 1. 2014.
Příklad 1 – Pracovní poměr ukončený
Evidenční list zaměstnance za rok 2023, u kterého:
- pracovní poměr na dobu neurčitou se sjednaným příjmem 22 500 Kč měsíčně trval od 2. 1. 2008 do 31. 5. 2023,
- dočasná pracovní neschopnost byla od 6. 5. do 10. 6. 2023,
- zaměstnavatel po skončení pracovního poměru v měsíci červnu 2023 zúčtoval náhradu mzdy za nevyčerpanou dovolenou ve výši 3 333 Kč,
- dosažený vyměřovací základ činil celkem 95 276 Kč.
Příklad 2 – Dohoda o pracovní činnosti na dobu určitou (zaměstnání malého rozsahu)
Evidenční list zaměstnance za rok 2023, u kterého:
- pracovní poměr na dobu určitou se sjednaným příjmem 1 500 Kč měsíčně (jde o zaměstnání malého rozsahu) trval od 2. 1. do 31. 10. 2023,
- zaměstnanec začal vykonávat práci 4. 1. 2023
- dočasná pracovní neschopnost byla v době od 25. 1. do 11. 3. 2023,
- v jednotlivých měsících byly zaúčtovány tyto příjmy:
Leden 4 000 Kč,
Únor 0 Kč,
Březen 2 048 Kč,
Duben 1 500 Kč,
Květen 1 620 Kč,
Červen 1 610 Kč,
Červenec 1 550 Kč,
Srpen 1 060 Kč,
Září 4 550 Kč,
Říjen 1 990 Kč.