4.10 Organizace dokumentů

Všechny své dopisy, smlouvy, tabulky a jakékoli další důležité dokumenty a záznamy si můžete v programu POHODA přehledně uspořádat. Snadno je přiřadíte k adresám i k událostem a přistupovat k nim můžete nejen z programu Průzkumník v Microsoft Windows, ale také z agend:

a ze všech agend nabídky Fakturace přes záložku Dokumenty.

Vůbec prvním krokem je nastavení složky, do které se budou všechny dokumenty ukládat. V agendě Globální nastavení v sekci Dokumenty nejprve zatrhněte možnost Používat složku dokumentů firmy. Poté si všimněte těchto polí:

V tomto poli se automaticky nabídne cesta k adresáři ve vašem počítači. Jde o datovou složku programu POHODA, která se založila automaticky během instalace programu. Doporučujeme toto umístění neměnit.

Do tohoto pole POHODA automaticky doplní název vytvářené složky, která bude pojmenována po účetní jednotce, v níž toto nastavení provádíte. Chcete-li složku nazvat jinak, jednoduše do ní klikněte a přepište ji. (Název složky v tomto poli je automaticky zkrácen o doplňky typu s.r.o., a.s. apod.)

Tato nastavení uložte. Existenci nově vytvořené složky dokumentů firmy si můžete hned ověřit, a to kliknutím na výběrové tlačítko se třemi tečkami v poli Složka dokumentů firmy, kde byste ji ve stromu složek měli vidět.

V každé účetní jednotce je možné založit vlastní složku pro ukládání dokumentů. Když zatrhnete volbu Nabízet složku pro export dat, tak se vytvářené soubory pro elektronická podání a pro exporty dat a tiskových sestav budou ukládat do složky dokumentů firmy.

Výše uvedenými kroky jste zajistili, že se v již zmíněných agendách programu POHODA zpřístupní záložka Dokumenty (nad tabulkou agendy).

Pro vlastní práci se soubory slouží nabídka povelů a tlačítek. Vyberte záznam, ke kterému chcete přiřadit dokumenty. Na záložce Dokumenty zde nejprve klikněte na tlačítko <<Složka není definována>>. POHODA zobrazí dialogové okno, ve kterém rovnou nabízí umístění a vytvoření složky pro daný záznam.

K vybranému záznamu v agendě vložíte soubor pomocí tlačítka Začlenit soubory. Otevře se okno, ze kterého obvyklým způsobem vyhledáte soubor ze svého počítače. Ve výklopném seznamu můžete vybrat, jakým způsobem se má soubor přenést, a sice:

• zkopírovat – vkládaný soubor zůstane na původním místě a jeho kopie se vloží do nadefinované složky pro dokumenty (tato možnost je v dialogovém okně nastavena jako výchozí),
• vytvořit zástupce – soubor zůstane stále na původním místě a z programu POHODA se na něj budete pouze odkazovat,
• přesunout – soubor se z původního umístění přesune do nadefinované složky.

Jakmile některou z těchto tří operací zvolíte, vybraný soubor se objeví u daného záznamu na záložce Dokumenty programu POHODA.

Pokud na nějaký soubor na záložce Dokumenty kliknete, aktivují se další tlačítka pro práci se souborem.

První tři tlačítka slouží pro vyjmutí, zkopírování a vložení souboru do složky. Jde o standardní funkce operačního systému. Tlačítkem vymažete soubor ze složky dokumentů a pomocí tlačítka nastavíte vlastnosti souboru. Zobrazení souborů ve složce dokumentů ovlivníte ikonou a otevřete ji snadno v aplikaci Průzkumník tak, že stisknete ikonu . Prostřednictvím ikony můžete na záložku Dokumenty vkládat webové odkazy. Díky tomu jednoduše přímo z prostředí programu POHODA otevřete zvolenou webovou stránku v internetovém prohlížeči.

Pokud složka dokumentů adresy neobsahuje, vyvolá se v případě přesunu a kopírování povel Změnit složku. Tlačítkem můžete složku vytvořit nebo přejmenovat.

Prostřednictvím ikony se vytvoří nová složka. Stačí zadat název, potvrdit tlačítkem OK nebo klávesou ENTER a můžete do ní vkládat nebo přesouvat soubory. Přes ikonu můžete vložený dokument automaticky odeslat e-mailem.

Klikněte dvakrát na název souboru a ten se otevře přímo v aplikaci, ve které byl vytvořen. Stisknete-li na vybraném souboru pravé tlačítko myši, otevřete místní nabídku se škálou dalších povelů.

Při zápisu hromadné události, který spustíte povelem Vložit hromadnou událost z nabídky Záznam, můžete uvést pouze jeden dokument, který se k jednotlivým událostem uloží ve formě zástupce. Vlastní soubor se v případě přesunu nebo kopírování umístí do složky dokumentů firmy, v případě zástupce se ponechá na svém původním místě.

Organizace obchodních dokumentů v programu POHODA byla navržena tak, aby se běžný uživatel nemusel zabývat strukturou složek na pevném disku. Postačí, aby potvrdil název složky firmy a složek jednotlivých agend při jejich prvním použití. Pro zkušenější uživatele ale uvádíme ještě další informace.

Operační systém Microsoft Windows umožňuje ukládat soubory do složky Dokumenty přímo na ploše počítače. POHODA má vlastní složku Dokumenty. Oba tyto koncepty se mohou spojit nastavením stejné složky, která bude určena pro správu dokumentů. Vy tak budete mít všechny soubory přehledně uspořádané v jedné stromové struktuře složek, navíc pohodlně a prakticky přístupné jak z plochy počítače a programu Průzkumník v Microsoft Windows, tak z programu POHODA.

Pokud budete chtít změnit umístění složky vytvořené v Microsoft Windows, klikněte pravým tlačítkem myši na složku Dokumenty na ploše počítače a poté zvolte příkaz Vlastnosti. V dialogovém okně Dokumenty/Vlastnosti zadejte cíl C:\Dokumenty.

Umístění složky dokumentů programu POHODA můžete změnit úpravou souboru Pohoda.ini ve složce programu POHODA.

Upravte řádek: Dokumenty = na Dokumenty = C:\Dokumenty.

Změna se projeví až po dalším spuštění programu POHODA.

Každá účetní jednotka i každá adresa může mít vlastní složku pro ukládání dokumentů. Po instalaci programu POHODA do složky Disk:\Pohoda má výchozí nastavení pro ukládání souboru k adrese tuto strukturu:

Disk:\Pohoda\Dokumenty\Firma\Adresář\Adresa\soubor.doc.

kde:

• Disk:\Pohoda\Dokumenty – je složka dokumentů.
• Disk:\Pohoda\Dokumenty\Firma – je složka dokumentů firmy (účetní jednotky).
• Disk:\Pohoda\Dokumenty\Firma\Adresář\Adresa – je složka dokumentů adresy, tj. složka určená pro dokumenty konkrétního obchodního partnera.