8.3 Likvidace pohledávek a závazků

Termín likvidace používáme v programu POHODA pro souhrnnou účetní operaci, která je určená pro zápis úhrad pohledávek a závazků. Likvidace, díky které se automaticky vytvoří účetní doklad, se provádí z agend Banka a Pokladna, a to s ohledem na to, jedná-li se o úhradu bankovním převodem nebo v hotovosti. Využít můžete expresní likvidaci podle variabilního symbolu platby, likvidaci výběrem nebo hromadnou likvidaci.

Expresní likvidaci spustíte povelem Likvidace → (nebo klávesovou zkratkou CTRL+L) z nabídky Záznam/Přenos →. Druhou, takzvanou komfortní likvidaci s výběrem pohledávky nebo závazku podle libovolných kritérií, spustíte povelem Likvidace výběrem → (nebo klávesovou zkratkou CTRL+SHIFT+L) z nabídky Záznam/Přenos →. Hromadné likvidace spustíte ze stejné nabídky.

Plně zlikvidovaný záznam pohledávky nebo závazku poznáte tak, že v tabulce agendy ve sloupci K likvidaci je číselný údaj roven nule. Záložka Likvidace obsahuje informace o provedených úhradách. Některá pole záznamu se uzamknou, proto jejich obsah nezměníte, dokud likvidaci nezrušíte. Více informací se dozvíte v části Zrušení likvidace.

Při vzájemném zápočtu pohledávek a závazků v agendě Interní doklady nebo při likvidaci dokladů v agendách Pokladna a Banka přidává POHODA do hradicích dokladů položku, ve které je uveden párovací symbol. Vy si můžete tento údaj změnit a ovlivnit tak seskupení dokladů v saldu.

V případě, že účtujete v soustavě daňové evidence a stáváte se neplátce DPH, je nutné provést v nepeněžním deníku ruční úpravy pro daň z příjmů u dokladů, které byly vystaveny před zrušením registrace a uhrazeny po zrušení registrace. Příklady naleznete v nápovědě programu POHODA.

Pro expresní likvidaci vám stačí variabilní symbol platby. V případech, kdy by variabilní symbol scházel, provedete likvidaci výběrem. Ta totiž umožňuje provést spárování podle částky, názvu firmy a dalších údajů.

• Otevřete agendu Banka nebo Pokladna.
• Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+L. Tím se formulář agendy přepne do režimu expresní likvidace.
• Dalším krokem je zápis variabilního symbolu platby.
• Následně stiskněte klávesy ENTER nebo TAB. Program začne vyhledávat požadovanou pohledávku nebo závazek. Pokud uspěje, doplní chybějící údaje a přesune kurzor do pole Datum výpisu, resp. Datum vystavení.
• Zkontrolujte a případně upravte Datum platby, resp. u prvního bankovního pohybu jsou to Datum výpisu a Číslo výpisu. Pokud budete likvidovat více dokladů za sebou, tyto údaje upravíte pouze při jejich změně. Datum můžete zvyšovat klávesou plus (+).
• Částku k likvidaci pečlivě zkontrolujte se skutečně uhrazenou částkou. V případě částečné úhrady částku upravte.
• Veškeré další údaje dokladu by už měly být vyplněny automaticky podle nastavení a zdrojového dokladu. Záznam uložte klávesami CTRL+ENTER.

Je-li zapsaný údaj pro spárování (variabilní symbol) nejednoznačný, což se může stát, pokud byl zapsaný chybně, částečně nebo mu odpovídá více pohledávek a závazků, POHODA sama nabídne likvidaci výběrem, která vám pomůže dohledat požadovaný záznam komfortnějším způsobem.

Likvidace s výběrem pohledávky nebo závazku podle libovolných kritérií poslouží v případech, kdy variabilní symbol platby není k dispozici nebo není přesný a správně uvedený, a tudíž podle něj nemůžete provést expresní likvidaci.

• Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+SHIFT+L. Otevřete seznam všech pohledávek a závazků.
• Vyberte si správný řádek seznamu nebo svým obvyklým způsobem pro výběr záznamů dohledejte požadovanou pohledávku či závazek podle libovolného sloupce.
• Částku k likvidaci zkontrolujte se skutečně uhrazenou částkou. Chcete-li plně zlikvidovat zvolený doklad, vyberte povel Zlikvidovat (či použijte klávesovou zkratku ALT+L nebo klávesu ENTER). Vytvoří se hradicí doklad, který je vyplněný podle zvolené pohledávky/závazku.
• Pokud je uhrazená částka nižší, doklad můžete zlikvidovat jen částečně, povelem Částečně zlikvidovat (nebo stiskem klávesové zkratky ALT+S).
• Zkontrolujte si datum platby, resp. datum a číslo výpisu, a případně jej upravte. Pokud likvidujete více dokladů za sebou, pak tyto údaje upravujete pouze při jejich změně.
• Veškeré další údaje by už měly být vyplněny automaticky podle nastavení a zdrojového dokladu. Záznam uložte klávesami CTRL+ENTER.

Pokud chcete tuto likvidaci provádět na stávající doklad (bez založení nového), použijte povel Přidat likvidaci výběrem →, který naleznete v kontextové nabídce po stisku pravého tlačítka myši na záložce Likvidace.

Povelem Přidat likvidaci výběrem VS →, který je přístupný po stisku pravého tlačítka myši na záložce Likvidace u již uloženého dokladu, se přepnete do seznamu neuhrazených dokladů, které mají stejný variabilní symbol jako na vybraném bankovním dokladu. V seznamu mohou být také zobrazeny neuhrazené doklady s vyplněnou adresou, které mají v poli Smlouva (resp. Číslo) zadaný stejný variabilní symbol.

Jde o komfortní hromadnou likvidaci s výběrem pohledávek a závazků různých partnerů podle libovolných kritérií.

• Vložte nový záznam a zvolte příslušnou banku nebo pokladnu, vyplňte datum platby a číslo výpisu.
• Povelem Záznam/Přenos →/Hromadná likvidace → otevřete seznam všech neuhrazených pohledávek a závazků.
• Požadované doklady označte klávesovou zkratkou ALT+X nebo dvojklikem myši. Částku k likvidaci zkontrolujte se skutečně uhrazenou. Pokud je uhrazená částka nižší, doklad můžete zlikvidovat jen částečně, a to povelem Částečně zlikvidovat.
• Likvidaci dokončíte povelem Zlikvidovat vše. Tím dojde k hromadné likvidaci vybraných dokladů v částkách k likvidaci. Hradicí doklady se vytvoří pro každou pohledávku nebo závazek zvlášť.
• Vytvořené doklady zkontrolujte.

Pomocí funkce pro hromadnou likvidaci podle adresy vám POHODA umožní vybrat všechny potřebné doklady týkající se konkrétního obchodního partnera a následně je jedním povelem zlikvidovat.

• Vložte nový záznam a zvolte příslušnou banku nebo pokladnu. Vyplňte datum platby, číslo výpisu a vyberte obchodního partnera, vůči kterému má být likvidace dokladů provedena.
• Povelem Záznam/Přenos →/Hromadná likvidace dle adresy → otevřete seznam všech pohledávek a závazků vůči vybrané firmě.
• Požadované doklady označte klávesovou zkratkou ALT+X nebo dvojklikem myši. Částku k likvidaci zkontrolujte se skutečně uhrazenou. Pokud chcete pohledávku nebo závazek zlikvidovat pouze v částečné výši, zvolte na daném dokladu povel Částečně zlikvidovat.
• Při označení dokladu v cizí měně se zobrazí dialogové okno Likvidace v cizí měně, ve kterém vyplníte kurzy likvidace.
• Stejným způsobem pokračujte ve výběru dalších dokladů.
• Likvidaci dokončíte povelem Zlikvidovat vše. Tím dojde k hromadné likvidaci vybraných dokladů v částkách k likvidaci. Hradicí doklady se vytvoří zvlášť pro příjem a zvlášť pro výdej.
• U dokladů v cizí měně se vytvoří hradicí doklady pro každou úhradu zvlášť.
• Vytvořené doklady zkontrolujte.

Likvidovat můžete také na již uložený bankovní doklad (bez založení nového). Především v případech, kdy nedojde k automatickému spárování záznamů načtených přes homebanking, protože úhrada byla například složena z více hradicích dokladů.

Povel Hromadná likvidace dle adresy → pro likvidaci na stávající doklad najdete v místní nabídce po stisku pravého tlačítka myši na záložce Likvidace v agendě Banka. Tímto povelem opět otevřete agendu se seznamem neuhrazených dokladů dané firmy, kde pouze stačí vybrat ty správné doklady k likvidaci.

Hromadné likvidace může provádět pouze uživatel, který má v agendě Přístupová práva ve stromu práv Účetnictví/Ostatní zatrženou volbu Hromadné likvidace.

Zatržením volby Automatizovat práci s přeplatky v agendě Globální nastavení/Platby/Přeplatky můžete evidovat přeplatky pro českou měnu v agendě Banka. Více informací o nastavení práce s přeplatky zjistíte v kapitole Globální nastavení. Postup likvidace v agendě Banka je stejný s výše uvedenými postupy, pouze místo povelu Částečně zlikvidovat se zobrazuje povel Likvidovat jinou částkou. Můžete tak provést nejen částečnou likvidaci, ale také zapsat větší částku, než je neuhrazená hodnota likvidovaného dokladu. V agendě Banka se na rozdíl vytvoří položka označená jako Přeplatek, resp. Drobný přeplatek.

Povel Cizí měna z nabídky Likvidace výběrem slouží k likvidaci pohledávky nebo závazku v cizí měně. Pokud je likvidovaný doklad vystavený v cizí měně, stiskem klávesy ENTER v seznamu pohledávek/závazků vyvoláte přímo dialogové okno Likvidace v cizí měně. Pohledávku/závazek v cizí měně můžete likvidovat úhradou ve stejné měně, v jiné i v českých korunách.

• Zkontrolujte si, aby byl v agendě Kurzový lístek uvedený platný kurz pro datum úhrady (v případě nastavení pokladny nebo účtu pro přepočet denním kurzem), resp. pevný kurz platný od data.
• Pokud likvidujete hotovostní úhradou, otevřete si agendu Pokladna (klávesovou zkratkou CTRL+H), pokud bezhotovostní úhradou, otevřete agendu Banka (klávesovou zkratkou CTRL+B).
• Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+SHIFT+L nebo zvolte povely Likvidace výběrem →, Hromadná likvidace → či Hromadná likvidace dle adresy → z nabídky Záznam/Přenos →. Otevře se seznam všech pohledávek a závazků.
• Vyberte požadovanou pohledávku/závazek v cizí měně.
• Stiskněte klávesu ENTER nebo vyberte povel Cizí měna (klávesová zkratka ALT+C). Otevře se dialogové okno Likvidace v cizí měně.
• Měna vaší úhrady se odvozuje od zvolené valutové pokladny, resp. od devizového účtu v tomto poli. Nastavení hodnoty v poli Uhrazeno na vychází z agendy Banka z pole Účet, resp. z agendy Pokladna z pole Pokl. a zůstává při opětovném vyvolání likvidace stejné jako v předchozím případě. To usnadňuje opakovanou likvidaci pro stejnou pokladnu nebo účet.
• V poli Datum je uvedeno datum platby. Tato hodnota je převzata z agendy Banka, resp. Pokladna z pole Datum platby.
• V poli Částka je v měně likvidovaného dokladu uvedena celková částka k likvidaci. Pokud je uhrazená částka nižší, zapište správnou hodnotu.
• V poli Kurz dokladu je pro informaci uvedený kurz, který byl použitý při zápisu likvidovaného dokladu.
• V polích Kurz likvidace (kurz měny likvidovaného dokladu použitý při likvidaci) a Kurz cíl. měny (kurz měny hradicího dokladu použitý při likvidaci) se kurz načte automaticky z kurzového lístku k datu úhrady. Všechny tyto uvedené údaje ale můžete ručně změnit. Při úpravě jednoho z údajů provede program automaticky přepočet všech souvisejících polí. Zaškrtnete-li v pravém horním rohu volbu Ruční úprava bez přepočtu a provedete změnu jednoho z údajů, ostatní pole zůstanou beze změny. Jakékoliv případné kurzové a zaokrouhlovací rozdíly naleznete v poli Kurzový rozdíl.
• Na samý závěr stiskněte klávesu ENTER nebo tlačítko Zlikvidovat, resp. Zlikvidovat vše.

Tímto postupem jste si do agendy založili nový doklad. Pokud už nebudete provádět žádnou další úpravu, uložte jej jednoduše stiskem klávesové zkratky CTRL+ENTER.

V daňové evidenci je o vzniklý kurzový rozdíl upravena uhrazená částka v korunách.

V účetnictví je kurzový rozdíl automaticky zaúčtován. Je-li rozdíl kladný, účtuje se jako Kurzové zisky – pohledávky (resp. Kurzové ztráty – závazky), a záporný rozdíl jako Kurzové ztráty – pohledávky (resp. Kurzové zisky – závazky). Viz sekce Cizí měny v agendě Globální nastavení.

Ekonomický systém POHODA automaticky účtuje o kurzovém rozdílu, který vzniká při odpočtu zálohové faktury v cizí měně v konečné zúčtovací faktuře z důvodu rozdílného kurzu těchto dokladů. Program vám nabídne možnost v konečné zúčtovací faktuře přepočítat odpočet zálohy na domácí měnu kurzem likvidace zálohové faktury, případně kurzem daňového dokladu ze zálohy. Při přenosu vydané nebo přijaté zálohové faktury do konečné zúčtovací faktury se zobrazí dialogové okno Odpočet zálohy v cizí měně, kde se nachází pole Kurz likvidace/daň. dokladu k záloze. Po uložení konečné zúčtovací faktury se na záložku Zaúčtování automaticky vyčíslí hodnota kurzového rozdílu. Více informací získáte v nápovědě dostupné po stisku klávesy F1.

Likvidace bez vazby umožňuje zlikvidovat pohledávku nebo závazek bez vazby na účetnictví, tzn. že není nutné vytvářet svázaný (bankovní, pokladní) hradicí doklad. Tuto funkci ovšem využijete jen ve výjimečných případech.

Likvidace bez vazby je dostupná přímo v agendách pohledávek nebo závazků. Otevřete si třeba agendu Vydané faktury a kurzor umístěte na fakturu, kterou chcete likvidovat bez vazby na účetnictví. Poté otevřete záložku Likvidace, v ní stiskněte pravé tlačítko myši a zvolte povel Likvidace bez vazby… z kontextové nabídky. Zobrazí se dialogové okno Likvidace bez vazby, kde zadáte částku, která se má uhradit bez vazby, a datum provedení likvidace. Dialogové okno potvrďte a záznam uložte. Jakmile se daná likvidace provede, v poli K likvidaci se sníží částka a na záložce Likvidace přibude záznam o provedené akci. Oproti likvidaci s vazbou na účetnictví není u tohoto způsobu likvidace uvedeno číslo hradicího dokladu.

Při rekonstrukci účetnictví určitě využijete funkci pro hromadnou likvidaci bez vazby. Po výběru potřebných dokladů zvolte povel Hromadná likvidace bez vazby… z nabídky Záznam/Operace. Zobrazí se průvodce Hromadná likvidace bez vazby, ve kterém vyberete, zda chcete provést likvidaci bez vazby nebo smazat tu, kterou jste provedli nesprávně. Na další straně průvodce se zobrazí počet vybraných záznamů. Při provádění likvidace budete na této straně také vyplňovat datum likvidace.

Může se vám samozřejmě stát, že likvidaci provedete chybně. Pro nápravu nabízí POHODA tyto způsoby:

Tohoto docílíte smazáním celého hradicího dokladu z agend Banka nebo Pokladna. Zároveň dojde k odstranění veškerých vazeb, které byly doposud zaznamenané na záložce Likvidace. Vznikne lidově řečeno „díra“ v číselné řadě, kterou budete muset vyplnit vystavením nového bankovního nebo pokladního dokladu.

Na záložce Likvidace u konkrétního hradicího dokladu umístěte kurzor na zlikvidovanou pohledávku, resp. závazek a smazání proveďte klávesovou zkratkou CTRL+DEL. Hradicí doklad pak uložte. Tímto postupem je zrušena vazba, ale samotný hradicí doklad zůstává i nadále v evidenci. Na tento doklad můžete provést novou likvidaci prostřednictvím povelu Přidat likvidaci výběrem → nebo Přidat likvidaci výběrem VS →, které najdete v kontextové nabídce po stisku pravého tlačítka myši na záložce Likvidace.

Smažte tuto likvidaci ze záložky Likvidace u pohledávky nebo závazku. Chcete-li smazat likvidaci bez vazby u více záznamů najednou, můžete použít povel Záznam/Operace/Hromadná likvidace bez vazby…

Vedete-li daňovou evidenci, pak se při likvidaci na bankovní nebo pokladní doklad přenese předkontace automaticky z pohledávky nebo ze závazku.

Pokud vedete účetnictví, při likvidaci pohledávek a závazků POHODA automaticky nastaví předkontaci dokladu, který vznikl likvidací, a to podle předkontace zadané ve formuláři u likvidované pohledávky/závazku.

Při likvidaci pohledávky se hradicí doklad zaúčtuje tak, že na straně DAL bude uvedeno číslo účtu MD ze zaúčtování příslušné pohledávky a na straně MD číslo účtu banky nebo pokladny.

Doklad, který vznikne likvidací závazku, bude zaúčtován tak, že na straně MD bude uvedeno číslo účtu DAL ze zaúčtování závazku a na straně DAL číslo účtu pokladny nebo banky.

Podmínkou však je, aby pohledávky a závazky byly zaúčtovány a předkontace pro zaúčtování úhrady pohledávek a závazků existovala v agendě Předkontace, jinak se automaticky doplní předkontace Nevím.

V případě, že používáte analytické členění pokladen, resp. bankovních účtů, nemusíte vytvářet předkontace pro agendy Banka a Pokladna s použitím analytických účtů jednotlivých bankovních účtů a pokladen. Předkontace vytvořte se syntetickým účtem. Při zaúčtování úhrady je pak tento syntetický účet automaticky nahrazen analytickým účtem uvedeným u použité pokladny nebo použitého bankovního účtu v poli Analytický účet v agendách Hotovostní pokladny a Bankovní účty.

U zálohových faktur, o kterých se neúčtuje (mají nastavenou předkontaci Bez), bude do likvidačního bankovního nebo pokladního dokladu doplněno číslo účtu z předkontace, která je uvedená v poli Předkontace 'Uhrazená záloha' v agendě Uživatelské nastavení v sekci Faktury vydané, resp. Faktury přijaté. Zaúčtování hradicích dokladů, které vznikají právě likvidací zálohových faktur, probíhá stejným způsobem, který jsme uvedli dříve, pouze s rozdílem, jde-li o pohledávku či závazek.

Hradicí doklady v agendách Pokladna nebo Banka, které vznikly likvidací pohledávky nebo závazku, mají pole Členění DPH automaticky nastaveno s typem Nezahrnovat do přiznání DPH, a to jednoduše proto, že údaje o DPH jsou do daňového přiznání zahrnuté už z likvidovaného prvotního dokladu, např. z vydané faktury. Pole Členění DPH je ve formuláři hradicích dokladů nepřístupné.

U postupné likvidace (splácení) pohledávek a závazků je v daňové evidenci nejprve vypořádáno DPH a teprve poté základ daně. Proto se při likvidaci přenese do dokladu nejdříve částka DPH a následně, je-li veškeré DPH z likvidované faktury vyčerpané, se přenáší cena, která utváří daňový základ.