14.5 Cestovní příkazy

Tato agenda slouží k vytváření a vyúčtování tuzemských cestovních příkazů. Nový cestovní příkaz můžete založit několika způsoby. Podobné nebo často se opakující cestovní příkazy rychle zapíšete pomocí kopírování (CTRL+K) nebo šablony. Dále můžete použít klávesu INSERT nebo povel Záznam/Editace/Vložit. Nový cestovní příkaz můžete také vytvořit přenesením jízdy pomocí povelu Přenos →/Kniha jízd → z nabídky Záznam. Pokud máte v agendě Uživatelské nastavení zatrženou volbu Používat průvodce zavedením tuzemského cestovního příkazu, je možné nový cestovní příkaz vytvořit prostřednictvím průvodce, kterého vyvoláte přes klávesu INSERT nebo povel Záznam/Editace/Vložit.

Tato záložka slouží pro evidenci vyplacených záloh pracovníkům, kteří jsou vysláni na pracovní cestu.

Údaje vyplňte, pokud budete chtít provést vyúčtování pracovní cesty.

Tato záložka sleduje výdaje spojené s pracovní cestou. Ke každé zadané částce je nutné vyplnit typ výdaje, podle kterého se výdaj přiřadí do správného sloupce na tiskové sestavě Vyúčtování pracovní cesty. Na tuto záložku zapište všechny výdaje a uveďte způsoby jejich platby (hotově, platební kartou, šekem). Výdaje, u kterých zadáte platbu v hotovosti, vstoupí do vyúčtování pracovní cesty, úhrady platební kartou nebo šekem jsou pouze evidenční.

Na tuto záložku se vygeneruje stravné, které náleží pracovníkovi po jednotlivých kalendářních dnech za celou dobu trvání pracovní cesty v rámci jednoho dne. Pokud zaměstnavatel zajistí svému zaměstnanci v průběhu pracovní cesty plně bezplatné stravování, stravné už pak neposkytuje. Zajistí-li bezplatné stravování částečně, výši stravného úměrně krátí. Přepočítání částek stravného můžete provést dvojklikem myši přímo na záložce Stravné v polích Snídaně, Oběd, Večeře, resp. povelem Přepočítat stravné z místní nabídky, kterou vyvoláte pravým tlačítkem myši.

K vyčíslení náhrad za používání silničních motorových vozidel dojde v případě, že je ve formuláři cestovního příkazu u jednotlivých etap nastaven typ dopravy auto vlastní. Pokud je u vlastního vozidla vyplněn druh vlastnictví Soukromé, vygeneruje se základní náhrada a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Je-li vyplněn druh vlastnictví Soukromé-PHM, vygeneruje se pouze náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Základní náhrada v tomto případě pracovníkovi už nenáleží.

Základní náhrada: celkový počet km ze záložky Etapy x sazba základní náhrady.

Jestliže byl při pracovní cestě nebo u některé z etap použit přívěs, zvyšuje se sazba základní náhrady až o 15 %. Pokud byste chtěli navýšit hodnotu procenta za použití přívěsu, najdete ji v agendě Vozidla.

Náhrada za spotřebované PHM: průměrná spotřeba PHM podle TP (uvedená v agendě Vozidla) x cena PHM (buď skutečná, nebo podle legislativy) / 100 x celkový počet kilometrů ze záložky Etapy pracovní cesty.

Na této záložce dojde k výpočtu částky přeplatku nebo doplatku z vyúčtování pracovní cesty. Sloupec Celkem vyjadřuje součet hodnot ve sloupcích Záloha, Výdaje, Stravné a Náhrady. Přepočet vyúčtování proběhne okamžitě po změně hodnoty, která má na vyúčtování vliv.

Agenda slouží k vytváření a vyúčtování zahraničních cestovních příkazů. Ovládání a práce v agendě je prakticky shodná s agendou Tuzemské cestovní příkazy. V této části se proto budeme soustředit pouze na rozdíly mezi těmito agendami.

Zálohy je zde možné evidovat v různých měnách. U všech záloh poskytnutých v různých měnách je nutné pro správné vyúčtování cestovního příkazu zadat stejné datum vyplacení zálohy.

Ke každé etapě je třeba z výklopného seznamu doplnit pole Země. Podle vybrané země dojde ke stanovení stravného ve výši a měně, která je k příslušné zemi přiřazena podle vyhlášky, kterou se stanoví základní sazby stravného v cizí měně pro příslušný rok.

Pokud pracovník při pracovní cestě směnil poskytnutou měnu na jinou, provedete zápis na tuto záložku. Do pole CM kurz uvedete kurz, za který směna proběhla. Při vyúčtování zálohy bude použit pracovníkem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu.

Zatržením pole Použito určujete, který kurz uvedený u směny bude použit při vyúčtování zálohy poskytnuté pracovníkovi na pracovní cestu. Pokud pracovník nedoloží doklad o směně měny v zahraničí, použije se pro přepočet kurz ČNB platný v den určení zálohy. V takovém případě zrušte zatržení pole Použito kliknutím myší nebo klávesou mezerník.

Na tuto záložku zapište všechny výdaje uskutečněné v různých měnách.

Výpočet stravného ovlivňuje sazba, která je nastavena u zvoleného pracovníka, délka trvání pracovní cesty a země, ve které pracovník strávil nejdelší dobu pracovní cesty v rámci jednoho dne. Hodnota stravného se odvíjí od země, která je uvedena na záložce Etapy pracovní cesty.

Po vyplnění zahraničního cestovního příkazu, resp. při změně údajů, program nabídne provedení vyúčtování. Po potvrzení se objeví průvodce, ve kterém je zapotřebí doplnit některé údaje a zkontrolovat ty vyplněné.

Zaúčtovat tuzemské a zahraniční příkazy můžete povelem Záznam/ Operace/Zaúčtování příkazů... Zobrazí se průvodce Zaúčtování záloh a cestovních náhrad. Na první straně zvolte, ze kterých cestovních příkazů mají být cestovní náhrady zaúčtovány.

Na druhé straně zvolíte způsob zaúčtování záznamů. Tedy to, jestli budete chtít provést zaúčtování záloh do pokladny a zaúčtování cestovních náhrad. V účetnictví se cestovní náhrady zaúčtují do agendy Interní doklady. Na další straně zvolíte, zda se případný doplatek či přeplatek promítne do agendy Pokladna, resp. do agendy Ostatní závazky. Podle zvoleného způsobu zaúčtování přeplatku a doplatku budou v daňové evidenci zaúčtovány zároveň i cestovní náhrady. Na čtvrté straně dochází k zúčtování zálohy (pokud byla zaměstnanci poskytnuta). Následuje přehled záloh a cestovních náhrad.

POHODA vám automaticky vygeneruje doklady do agend Pokladna (záloha, přeplatek/doplatek), Interní doklady (vyúčtování zálohy, stravné, náhrady za použití soukromého automobilu) a Ostatní závazky (doplatek). Na vytvořené doklady se můžete přepnout ze záložky Doklady.

Zaúčtované příkazy už není možné znovu zaúčtovat. Pokud je budete potřebovat zaúčtovat znovu, musíte nejprve úplně zrušit jejich zaúčtování, a to prostřednictvím povelu Záznam/Operace/Zaúčtování příkazů… V zobrazeném průvodci Zaúčtování záloh a cestovních náhrad zatrhněte volbu Zrušit zaúčtování cestovních příkazů. Dříve vytvořené doklady je nutné odstranit, resp. upravit ručně.

Díky sestavám, které jsou dostupné v těchto agendách, můžete snadno vytisknout cestovní příkazy k pracovní cestě včetně jejího vyúčtování, přehled stravného podle zvoleného období, výdajů a náhrad. U zahraničního cestovního příkazu můžete vytisknout přehled všech údajů, ze kterých budou vypočteny částky doplatků a přeplatků.