14.1 Principy a metody

Výdaje, které může firma nebo osoba samostatně výdělečně činná uplatnit v souvislosti s použitím silničního motorového vozidla, jsou upravené zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Výpočet výdajů na dopravu silničním motorovým vozidlem se počítá pro firemní a soukromá vozidla odlišně.

Firemními vozidly rozumíme silniční motorová vozidla, která jsou zahrnuta v majetku poplatníka nebo vozidla v nájmu, u kterých je možné uplatnit výdaje za nakoupené pohonné hmoty (PHM) v prokázané výši.

V ekonomickém systému POHODA evidujete v agendách Pokladna, Přijaté faktury a Ostatní závazky prvotní výdajové doklady, které se týkají výdajů souvisejících s provozem vozidla. Konkrétně hovoříme o nákladech za pohonné hmoty, pneumatikách, údržbě, pojištění, opravách atd. Součástí výdajů jsou samozřejmě i daňové odpisy vozidla, pokud máte vozidlo zadáno v agendě Majetek. Jako výdaje na podnikání se uplatní celkové sumy za účty za pohonné hmoty a všechny ostatní náklady na provoz vozidla, které jsou vykázané v daném účetním období.

Tisková sestava Kniha jízd má u firemního vozidla pouze evidenční charakter.

Podle zákona o daních z příjmů jsou to vlastní silniční motorová vozidla, která nejsou zahrnuta do obchodního majetku poplatníka a používána pro podnikání. Výdaje, které můžete uplatnit jako výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů poplatníka, se vypočítají jako součet základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

V programu POHODA jsou použity pro uplatnitelné výdaje následující vzorce:

• uplatnitelná náhrada = základní náhrada + náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty
• základní náhrada = počet km × sazba základní náhrady
• náhrada za spotřebované PHM = (spotřeba × cena PHM × počet km)/100

V uvedených vzorcích se pro výpočet používají následující hodnoty:

• Počet km – hodnoty z agend Kniha jízd, Tuzemské cestovní příkazy, Zahraniční cestovní příkazy pro příslušnou jízdu soukromým vozidlem.
• Sazba základní náhrady – hodnota z agendy Legislativa podle druhu příslušného vozidla. Aktuální výše náhrad uvádí vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí. Pokud je v agendě Kniha jízd, Tuzemské cestovní příkazy, Zahraniční cestovní příkazy u osobního vozidla zatržena volba Přívěs, zvyšuje se základní náhrada o procento zde uvedené.
• Spotřeba – hodnota uvedená pro příslušné vozidlo v agendě Vozidla.
• Cena PHM – je-li u příslušného automobilu v agendě Vozidla zatržena volba Používat skutečné ceny PHM, použije se při výpočtu náhrady cena PHM z agendy Kniha jízd. V případě, že u příslušné jízdy nebude údaj o skutečném čerpání PHM uveden, bude použita hodnota z předchozího čerpání. V agendě Tuzemské cestovní příkazy a Zahraniční cestovní příkazy se použije cena PHM uvedená na záložce Náhrady. Nechcete-li používat skutečné ceny pohonných hmot, použije se odpovídající hodnota z agendy Legislativa.

Jde-li o vlastní silniční motorové vozidlo, které není zahrnuto do obchodního majetku poplatníka, ale v obchodním majetku poplatníka zahrnuto bylo, nebo bylo u poplatníka předmětem finančního leasingu a úplatu uplatnil jako výdaj v rámci podnikání, nebo u vozidla užívaného na základě smlouvy o výpůjčce nebo o výprose (s výjimkou smlouvy o výpůjčce uzavřené s věřitelem na dobu zajištění dluhu převodem vlastnického práva), může poplatník uplatnit pouze náhrady za spotřebované pohonné hmoty. V agendě Vozidla je v tomto případě nutné u konkrétního vozidla zvolit Typ Soukromé-PHM.

Jízdy soukromým vozidlem, které souvisejí s podnikáním, se během účetního období evidují v knize jízd. Ta je prvotním dokladem pro výpočet náhrad. Výslednou náhradu POHODA vypočítá na tiskové sestavě Kniha jízd. Uvedenou částku je zapotřebí na konci roku ručně zaúčtovat.

Podle § 24 odst. 2 písm. zt) zákona o daních z příjmů si může podnikatel uplatnit tzv. paušální výdaje na dopravu v hodně 5 000 Kč u jednoho vozidla za každý celý kalendářní měsíc, pokud používá osobní automobil pro podnikání. U osobního vozidla, které se užívá i pro soukromé účely, se částka krátí o 20 %. Podnikatel si bude moct uplatnit částku 4 000 Kč. Částku může uplatnit právnická osoba i fyzická osoba s příjmy podle § 7 a 9 zákona o daních z příjmů, a to pouze na tři vlastní automobily, které jsou i nejsou zahrnuté do obchodního majetku nebo jsou v nájmu. Při použití tohoto režimu si nesmí uplatnit jako daňové náklady výdaje na spotřebované pohonné hmoty a parkovné.

V účetnictví se o paušálních výdajích neúčtuje. V daňové evidenci můžete vytvořit v agendě Nepeněžní deník doklad s předkontací Výdaje snižující základ daně. O požadovanou částku ročního nároku upravíte přiznání k dani z příjmů fyzických, resp. právnických osob.

Než začnete vytvářet cestovní příkazy a jízdy, je nutné vložit všechny potřebné údaje do agendy Vozidla a rovněž je vhodné vyplnit záznamy o řidičích do agendy Řidiči. U každého řidiče vyplňte, jde-li o podnikatele, resp. zaměstnance a zařaďte ho do odpovídající skupiny pro určení výše cestovních náhrad. Také nezapomeňte zkontrolovat údaje v agendě Legislativa pro kategorii Jízdy.