Pokladny zapište před zahájením vlastního účtování a nastavte výchozí pokladnu v agendě Uživatelské nastavení/Pokladna.
Agenda Hotovostní pokladny v nabídce Nastavení je určena pro zápis všech pokladen, které bude aktuální účetní jednotka využívat.
Pole Pokladní slouží k přidělení přístupových práv konkrétnímu uživateli k dané pokladně. Ostatním uživatelům budou práva odebrána. Výběrem * (hvězdičky) zpřístupníte pokladnu všem uživatelům.
Do jednotlivých polí formuláře zadejte základní údaje o pokladně a případně zvolte i pokladníka. Pokud se časem rozhodnete, že už pokladnu nechcete používat, vyplňte pole Zrušena. Od uvedeného data se pokladna nebude v příslušné agendě nabízet.
V účetnictví obsahuje agenda Hotovostní pokladny navíc pole Analytický účet, které využijete tehdy, když chcete konkrétní pokladny účtovat na zvláštní analytické účty založené v agendě Účtová osnova. Když zaúčtujete hotovostní doklad, POHODA automaticky změní v předkontaci účet 211000 na zvolený analytický účet, takže není zapotřebí vytvářet předkontace s analytickými účty.
Máte-li povolenou práci s cizími měnami, a to nastavením v sekci Cizí měny v agendě Globální nastavení, pak valutovou pokladnu založíte výběrem měny a typu kurzu v sekci Valutová pokladna v agendě Hotovostní pokladny.
U pokladny účtované v českých korunách nechte pole Měna prázdné.
Počáteční stav každé pokladny, pokud jich používáte více, vyplníte v agendě Účetnictví/Pokladna. Doporučujeme, abyste u těchto záznamů uváděli v čísle dokladu ještě nějaký text. Zajistíte tak, aby se doklad zařadil mimo běžnou číselnou řadu.
U záznamu, jímž v účetnictví zadáváte počáteční stav pokladny, zadejte předkontaci Bez, protože zaúčtování počátečního stavu je provedeno v agendě Počáteční stavy účtů.