Dalším krokem je správné nastavení programu, které je základem a zárukou vaší další plynulé a bezchybné práce. Věnujte mu proto náležitou pozornost. Postupujte podle následujících pokynů a nápovědy k uvedeným agendám.
- Otevřete agendu Přístupová práva/Uživatelé z nabídky Nastavení. Zaveďte jednotlivé uživatele, přidělte jim práva a přístupové heslo. Toto proveďte i v případě nesíťové verze. (Popis agendy uvádíme dále v této kapitole.)
- Otevřete agendu Globální nastavení z nabídky Nastavení. Doplňte příslušné logo a razítko firmy a proveďte další nastavení v jednotlivých sekcích. (Nastavení loga popisujeme dále v této kapitole, ostatní nastavení v kapitolách příslušných agend.)
- V agendě Nastavení/Uživatelské nastavení můžete pro každého uživatele uvést konkrétní hodnoty. Těmi se pak automaticky předvyplní nově založený doklad v každé agendě, která příslušná pole obsahuje. Úplné a správné vyplnění těchto polí je klíčové pro urychlení a zjednodušení vaší práce, zejména při pořizování nových dokladů. Toto základní nastavení může mít každý uživatel rozdílné.
- Zkontrolujte a případně aktualizujte nastavení v agendě Legislativa. Zejména sazby DPH a daně z příjmů, odčitatelné položky, údaje pro výpočet mezd, odpisové koeficienty a sazby náhrad pro výpočet jízd.
- V účetní jednotce typu Účetnictví otevřete agendu Účtová osnova z nabídky Účetnictví. Účtovou osnovu upravte podle postupů účtování používaných ve své firmě. Analytické účty, které používáte, je zapotřebí doplnit. Nové účty bez problémů zadáte i v průběhu účetního období.
- Otevřete agendu Předkontace z nabídky Účetnictví a upravte, resp. doplňte seznam připravených předkontací zaúčtování. Některé z připravených předkontací už mohou být použity v agendách Globální nebo Uživatelské nastavení. Dříve než provedete jejich vymazání, si zkontrolujte, zdali nejsou právě tyto předkontace použity v jiných agendách.
- Otevřete agendy Bankovní účty a Hotovostní pokladny z nabídky Nastavení a doplňte bankovní účty a pokladny, které používáte. Poté v agendách Banka a Pokladna (dostupné v nabídce Účetnictví) zadejte počáteční stavy.
- Upravte nebo doplňte seznam připravených číselných řad. Agendu Číselné řady naleznete v nabídce Nastavení/Seznamy.
- Postupně otevřete všechny zbývající agendy z nabídky Nastavení/Seznamy. Projděte si jejich obsah, proveďte kontrolu a v případě potřeby je upravte.
- V účetní jednotce typu Účetnictví otevřete agendu Počáteční stavy účtů z nabídky Účetnictví/Počáteční stavy a doplňte počáteční stavy účtů k počátku účetního roku. Začínáte-li program POHODA používat v průběhu účetního období, zvolte místo toho agendu Výchozí stavy účtů.
- Dále otevřete agendu Počáteční stavy salda z nabídky Účetnictví/Počáteční stavy a doplňte neuhrazené pohledávky a závazky z předchozího účetního období. Postupujte podle nápovědy k této agendě nebo podle popisu v kapitole týkající se účetnictví.
- Pokud máte k dispozici databázi obchodních partnerů, proveďte její import do adresáře programu POHODA pomocí povelu Soubor/Datová komunikace/Import agendy. Stejným způsobem postupujte také u databáze skladových zásob.