3.4 Uživatelské nastavení

Agenda Uživatelské nastavení, kterou najdete v nabídce Nastavení, slouží ke konfiguraci účetní jednotky. Nastavení v této agendě platí pro přihlášeného uživatele, který si může uvedené volby upravit podle svých potřeb. Nastavení je rozděleno do několika sekcí. Ty se aktivují výběrem ze seznamu v levé části formuláře.

Uveďte zde hodnoty, kterými se automaticky předvyplní nově založený doklad v příslušné agendě – nejpoužívanější předkontace, členění DPH a text, který má platit v konkrétní agendě. Pro příjmové a výdajové doklady je možné tyto hodnoty nastavit zvlášť. Předkontace, členění DPH, sazbu DPH a bankovní účet lze také nastavit zvlášť u každé adresy v agendě Adresář.

Zde můžete uvést výchozí hodnoty pro pole Středisko, Činnost a Zakázka. Těmito hodnotami se danému uživateli předem automaticky vyplní nově založený doklad v každé agendě, která příslušná pole obsahuje. Totéž platí pro nejčastěji používanou sazbu DPH, která se bude rovnou vyplňovat u ručně zadávaných položek dokladů.

Zatržením volby Přenášet hodnoty do šablon se přihlášenému uživateli při vytváření dokladu ze šablony, která nebude mít vyplněna pole Pokladna, Číselná řada, Středisko, Činnost nebo Zakázka, automaticky vyplní přednastavené údaje z agendy Uživatelské nastavení.

V této části uveďte číselné řady, které se mají aktuálně přihlášenému uživateli automaticky vyplnit při založení nového dokladu v agendách. Uživatelské nastavení číselných řad je smysluplné především v síťové verzi programu. V nesíťové verzi je vhodnější nevázat číslování dokladů na přihlášeného uživatele.

Uživatelské nastavení prostředí a chování programu nastavíte právě v této části. Volba Formát souboru Excel umožňuje nastavit výchozí formát pro soubory Excel. Tento formát se použije při zvolení povelu Otevřít v Excelu. Možnost Excel 97 (xls) je určena pro verze Microsoft Excel 97 a vyšší, Excel 2007 (xlsx) je určena pro Microsoft Excel 2007 a vyšší.

Volbu Potvrdit režim editace zatrhněte, jestliže chcete zabezpečit už zapsané doklady před jejich nechtěnou úpravou. V tomto případě se po kliknutí myší do formuláře již existujícího dokladu vyvolá dialogové okno s upozorněním a volbou, zda chcete založit nový doklad či upravit ten stávající.

Doporučujeme vám ponechat zatrženou volbu Potvrdit tisk výchozí sestavy. Ta má za úkol uchránit uživatele před nechtěným tiskem sestavy, kterou má uživatel nastavenou jako výchozí. Dalším doporučením je zatržení volby Nabízet typ nového dokladu v Bance a Pokladně, abyste se mohli rozhodnout mezi ručním vložením dokladu a likvidací pohledávky nebo závazku.

Začínáte-li s programem POHODA, je dobré zvolit možnost Nastavit barvu pozadí editovaných polí. Zvýrazněním pole, ve kterém se právě nachází kurzor, docílíte větší přehlednosti při práci. Barvu pole si vyberete z výklopného seznamu nabízených barev.

Pokud chcete, aby se při zápisu nového dokladu nabízelo datum posledního zadaného dokladu, zatrhněte volbu Nabízet posledně použité datum, jinak se bude při zápisu nového dokladu nabízet aktuální (dnešní) datum.

Požadujete-li, aby se při otevření agendy, která má časově řazené záznamy, kurzor nastavil na poslední řádek v tabulce, zatrhněte volbu Zobrazit vždy poslední záznam. Pokud bude volba vypnutá, kurzor se při otevření agendy nastaví na poslední použitý záznam.

Pokud chcete být upozorňováni před provedením automatické synchronizace skladů, zatrhněte volbu Nabízet upozornění při automatické synchronizaci.

Zatržením volby Používat datovou schránku umožníte nastavení přístupu k datové schránce. Přihlašovací údaje vyplníte v polích Přihlašovací jméno a Heslo. Prostřednictvím tlačítka Test připojení se program spojí se serverem datových schránek a ověří správnost zadaných údajů. Pokud naváže spojení s datovou schránkou, automaticky doplní ID schránky.

Nanečisto si práci s datovou schránkou můžete vyzkoušet ve zkušební verzi elektronické datové schránky, a to zatržením volby Komunikovat v testovacím prostředí.

Po aktivaci této služby se ve stavovém řádku zobrazí ikona datové schránky . Bude-li se ve schránce nacházet nepřečtená zpráva, zobrazí se u ikony navíc také ikona obálky . Pokud najedete kurzorem myši na ikonu datové schránky, zobrazí se informace o počtu nepřečtených zpráv a dále o celkovém počtu přijatých a odeslaných zpráv. Po kliknutí na ikonu budete přesměrováni na internetové stránky, abyste se mohli do své datové schránky přihlásit. Pokud ze schránky odešlete zprávu s přílohou, můžete tuto přílohu uložit do vlastní složky. Jestliže si ji nenastavíte, budou se e-maily ukládat do složky TEMP.

Jestli chcete využívat automatické zasílání elektronických podání a PDF souborů do datových schránek úřadů, doplňte údaje datových schránek úřadů do sekcí Daně, Mzdy/Instituce a Intrastat v agendě Globální nastavení. V těchto sekcích se nachází pole Dat. schránka, které slouží pro spuštění průvodce k vyhledání datové schránky.

Možnost odeslání přiznání do datové schránky je vždy obsažena v příslušném průvodci pro elektronické podání prostřednictvím volby Odeslat do Datové schránky úřadu. Po dokončení průvodce se zobrazí dialog pro odeslání podání do datové schránky úřadu. Toto podání již obsahuje předpřipravené údaje a přílohy pro samotné odeslání.

PDF dokumenty vytvořené programem POHODA můžete rovnou odeslat prostřednictvím povelu Odeslat PDF datovou schránkou, který naleznete v nabídce pod tlačítkem PDF v dialogovém okně Tisk.

Odeslání do datových schránek je evidováno v agendě Odeslané datové zprávy. Agenda je přístupná z nabídky Soubor/Datová komunikace.

Po zavedení nové účetní jednotky jsou už některé vybrané agendy automaticky barevně rozlišeny. Každý uživatel si však může barvu nastavit i v jakékoliv další agendě, kterou bude používat. K nastavení barvy slouží výklopný seznam pole Barva. Je jen na vás, zda zvolíte pro každou agendu jinou barvu, nebo naopak použijete stejnou pro všechny agendy. Pokud časem nebudete chtít tuto možnost využívat, vymažte agendy ze seznamu v této sekci pomocí klávesy DELETE.

V této sekci můžete vybrat e-mailového klienta pro elektronickou komunikaci. Jako výchozí je u každého uživatele nastaven e-mailový klient. Jedná se o standardní službu, při níž POHODA automaticky použije výchozího poštovního klienta operačního systému, např. Microsoft Outlook. V případě používání aplikace Microsoft Outlook lze využít volby MS Outlook (COM).

Při výběru volby SMTP nastavte alespoň adresu poštovního SMTP serveru a e-mailovou adresu. V poli Zabezpečení komunikace můžete vybrat kryptografický protokol SSL nebo TLS pro bezpečnější komunikaci s internetovými servery. Výchozím nastavením je Bez zabezpečení. Volitelně můžete nastavit také uživatelské jméno a heslo, pokud to SMTP server vyžaduje. Volba Gmail vám umožní bezpečné odesílání přes cloudovou službu Google pro osobní či firemní účty GSuite. Volba Microsoft Outlook vám umožní bezpečné odesílání přes cloudovou službu Outlook.com a Office365 pro osobní či firemní účty Microsoft.

Po zvolení některé z cloudových služeb stiskněte tlačítko Autentizovat, které ověří výchozí webový prohlížeč se stránkou pro přihlášení ke Google účtu, resp. Microsoft účtu. Po přihlášení budete vyzváni k povolení přístupu pro odesílání e-mailů aplikací Stormware E-mail. Po úspěšném přihlášení se v poli E-mail objeví výchozí e-mailová adresa, kterou je možné změnit za alternativní, pokud ji máte u služby nastavenou. Pokud neprovedete Autentizaci v uživatelském nastavení, program si ji vyžádá při prvním odeslání e-mailu.

Povelem Nastavit můžete u klientů upravit výchozí vzhled e-mailové zprávy nebo si nadefinujete složku pro ukládání příloh.

Při odesílání PDF dokumentů se zobrazí dialogové okno Odeslání e-mailu, ve kterém máte možnost upravit e-mailovou adresu, přidat nebo upravit předmět a text zprávy, příp. vložit další přílohy.

Pokud pro odeslání e-mailů použijete protokol SMTP, Gmail nebo Microsoft Outlook, zobrazí se veškeré poslané e-maily v agendě Soubor/Datová komunikace/Odeslané e-maily. Nedojde-li ke správnému odeslání požadovaného e-mailu, můžete e-mail upravit a pokusit se ho přímo z této agendy znovu odeslat.

Zatržením volby Používat SMS bránu umožníte používat SMS bránu pro daného uživatele. SMS zprávy je možné odesílat z agend Adresář, Personalistika a dokladových agend. V poli Výchozí služba vyberte výchozí službu pro odesílání SMS zpráv, ta se vždy přednastaví při odeslání SMS zprávy. Pokud nebude služba vybrána, zvolíte ji v dialogovém okně Odeslání SMS. Prostřednictvím povelu Nastavit můžete předvyplnit hodnoty, které se nastaví vždy při odeslání SMS zprávy.

V této sekci můžete nastavit podepisování PDF dokumentů včetně časového razítka. Zatržením volby Použít elektronický podpis můžete vybrat podpisový certifikát, šifrovací algoritmus, typ podpisu a dále zadat údaje, které se budou zobrazovat ve vlastnostech podpisu vytvořeného PDF dokumentu. Pokud chcete automaticky podepisovat všechny PDF dokumenty vytvořené a posílané z programu POHODA, zatrhněte volbu Automaticky podepsat.

Zatržením volby Zobrazit elektronický podpis bude automaticky nastaven výchozí obrázek a text podpisu. Můžete si zadat svůj vlastní obrázek i text. Nastavit si můžete také další vlastnosti podpisu jako umístění na stránce (vpravo dole, vpravo nahoře, vlevo dole, vlevo nahoře) nebo opakování v rámci celého dokumentu (na všech stránkách, na první nebo poslední stránce).

Při použití časového razítka si můžete vybrat server pro ověřování časového okamžiku, před kterým dokument zaručeně existoval. Časové razítko obsahuje především aktuální datum a čas, sériové číslo razítka a identifikaci autority, která toto razítko vydává. Pro přístup na server je důležité zadat jméno a heslo uživatele.

Veškeré údaje, které k podepisování PDF dokumentů zadáte v agendě Uživatelské nastavení, můžete dodatečně změnit v dialogovém okně Elektronické podepsání PDF, které se zobrazuje při vytváření PDF dokumentu.

V této sekci si může každý uživatel nastavit vlastní hodnoty pro export dokumentu ve formátu ISDOC. Nastavené hodnoty se přednastaví při exportu dokladu pomocí povelu Export do ISDOC. V poli Podpisový certifikát vyberte kvalifikovaný certifikát, kterým má být elektronický dokument podepsán. Program POHODA umožňuje dokončit průvodce Exportem do ISDOC i v případech, kdy nebude vybrán žádný certifikát, nebo bude vybrán neplatný certifikát. Výklopný seznam u pole Verze obsahuje všechny podporované verze formátu ISDOC, které umí program POHODA exportovat. Implicitně se vždy nabízí poslední verze. Ve výklopném seznamu Hash algoritmus zvolte způsob výpočtu hashe XML dokumentu a případných souborů označených jako přílohy. Ve výklopném seznamu pole Identifikaci zboží dle kupujícího načíst z pole vyberte, z jakého pole programu POHODA se mají kódy zboží odběratele načítat do elementu Buyersltemldentification. Kód zboží kupujícího můžete zadat na položkách dokladu v polích Kód, Položka, Poznámka nebo Zakázka a dále pak na kartě skladové zásoby v polích Zkrácený název nebo Výrobce.

Chcete-li, aby se při exportu dokumentu do PDF či jeho odeslání vytvořil automaticky i ISDOC dokument, ponechte zatrženou volbu Při exportu sestavy do PDF vytvořit ISDOC. V případě zatržené volby Při exportu sestavy do PDF vytvořit a vložit ISDOC jako přílohu se při exportu dokumentu do PDF či jeho odeslání automaticky vytvoří a vloží do přílohy PDF souboru ISDOC dokument. Tyto funkce jsou podporovány pro vybrané dokladové sestavy v agendách Vydané faktury, Vydané zálohové faktury a Interní doklady. V případě zatržení volby Otevřít dialog nastavení před exportem se zobrazí dialogové okno pro nastavení parametrů ještě před exportem dokumentu do ISDOC.

V případě, že nechcete zobrazovat první stranu Průvodce pro ověření IČ v IS ARES a Průvodce pro ověření DIČ v IS VIES, zrušte zatržení u volby Nabízet průvodce pro ověření IČ/DIČ. Tím se zobrazí přímo výsledek ověření správnosti. Dále v této sekci můžete nastavit, zda chcete provádět automatické kontroly při prvotním uložení dokladu a při editaci dokladu.

Jednomu záznamu v agendě Uživatelské nastavení říkáme profil. Každý uživatel nebo určitá skupina uživatelů (např. fakturantky) mohou mít své nastavení (profil). Názvy profilů jednotlivých uživatelů přiděluje administrátor v agendě Přístupová práva. Profil se vytvoří při prvním přihlášení uživatele do programu. Všechny hodnoty profilu se nastaví podle výchozího nastavení výrobce programu a každý uživatel si samozřejmě může hodnoty změnit.

Ne vždy je nastavení přímo od výrobce vyhovující, proto si ho může každý upravit sám, případně jeho editaci provede administrátor. Upravené hodnoty nahradí původní hodnoty nastavené výrobcem při novém přihlášení uživatele.