12.15 Agendy Reklamace a Servis

V programu POHODA rozlišujeme následující typy reklamací:

• Zákaznická – reklamace zboží od vašeho odběratele,
• Nákupní – reklamace zboží vůči vašemu dodavateli (vadu dodaného zboží jste zjistili ještě před jeho naskladněním),
• Skladová – reklamace zboží vůči vašemu dodavateli (vadu dodaného zboží jste zjistili až po jeho naskladnění).

Agendy Reklamace a Servis jsou pouze evidenční agendy, ve kterých se nepracuje s reklamačním a servisním skladem. Jednotlivé záznamy jsou v obou agendách barevně rozlišovány. Jste tak ihned upozorněni na blížící se lhůtu pro vyřízení reklamace nebo servisu. O reklamovaném zboží a zboží přijatém do servisu program POHODA neúčtuje.

Příjem předmětu reklamace (zboží) provedete prostřednictvím povelu Záznam/Přenos →. V rámci zákaznických reklamací je možné reklamovat doklady z agend Výdejky, Prodejky, Vydané faktury a Pokladna. Do skladových a nákupních reklamací lze přenášet předměty reklamace z dokladů zapsaných v agendách Příjemky, Přijaté faktury a Pokladna.

Každý reklamační záznam může obsahovat pouze jeden předmět reklamace. Prostřednictvím povelu Přenést položku vložíte do reklamačního záznamu zboží, které máte aktuálně označeno v prodejním, resp. nákupním dokladu. V záznamu reklamace můžete vyplnit datum přijetí reklamace, datum jejího předpokládaného vyřízení, skutečného vyřízení, adresu a kontaktní osobu. Na záložce Předmět reklamace můžete uvést informace o reklamovaném zboží, včetně uvedení popisu závady, stavu reklamované zásoby při jejím převzetí a převzatých příslušenstvích.

Celý průběh reklamačního řízení od přijetí reklamace až do jejího ukončení zaznamenáte na záložce Stavy. Zadáním data a výběrem odpovídajícího stavu reklamace (např. předáno do servisu, kontaktování zákazníka apod.), které definujete v agendě Nastavení/Seznamy/Stavy reklamace a servisu, budete zachycovat důležité momenty vývoje daného případu reklamace.

Zadáním stavu reklamace se způsobem vyřízení typu Výměna zboží se zobrazí dialogové okno, jehož prostřednictvím můžete přímo z agendy Reklamace vytvořit výdejku, resp. příjemku na vyměněné zboží. Uložením dokladu se údaje o vyměněné zásobě zaznamenají i v příslušném záznamu reklamace.

Ke stavům reklamace, u kterých je uveden způsob vyřízení reklamace Vydaný opravný daňový doklad, Přijatý opravný daňový doklad, Příjmový pokladní doklad nebo Výdajový pokladní doklad, je možné související doklad vystavit přímo z agendy Reklamace, a to prostřednictvím nabídky Záznam. Volitelně můžete vybrat, jestli se má doklad vytvořit skladově nebo textově.

Při zápisu reklamace typu Skladová je v agendě Zásoby u příslušné skladové zásoby přičteno reklamované množství do pole Reklamace. Množství zásoby vázané ve skladových reklamacích není možné vyskladnit, dokud není reklamace uzavřena. Dojde-li k vyřízení skladové reklamace, sníží se hodnota v poli Reklamace o vyřízené množství.

Povelem Záznam/Operace/Hromadné odeslání… vložíte do vybraných reklamačních záznamů, jejichž předměty reklamace společně předáváte jednomu servisnímu středisku nebo dodavateli k vyřízení, stav reklamace Předáno do servisu spolu s číslem reklamačního listu.

Pokud jste firmou, která přímo vlastní servisní středisko zajišťující opravy reklamovaných předmětů, můžete vést v agendě Servis evidenci záznamů oprav reklamovaných předmětů. Povelem Záznam/Servis vytvoříte z reklamace servisní záznam typu Záruční.

Veškeré reklamační záznamy se datovou uzávěrkou přenášejí do následujícího účetního období. Pokud nechcete nějaký reklamační záznam přenášet, označte jej pomocí povelu Záznam/Nepřevádět uzávěrkou.

V agendě Servis se evidují tyto typy záznamů:

• Záruční – slouží k evidenci neplacených oprav,
• Pozáruční – použije se pro placené servisní práce.

Příjem zboží do servisu provedete stejným způsobem, jaký jsme popsali v části Příjem reklamovaného zboží. Na záložce Předmět servisu uvedete informace o servisovaném zboží, včetně uvedení popisu závady, stavu zásoby při jejím převzetí a převzatých příslušenstvích.

Celý průběh servisního řízení zaznamenáváte na záložce Stavy. Zadáním data a výběrem odpovídajícího stavu (např. Vyřizuje se, K předání), který nadefinujete v agendě Nastavení/Seznamy/Stavy reklamace a servisu, budete zachycovat důležité momenty vývoje daného servisního případu.

Ve formuláři uvedete výši přijaté zálohy a povelem Záznam/Vystavit pokladní zálohu, resp. Vystavit zálohovou fakturu zákazníkovi okamžitě vytvoříte doklad k přijaté záloze.

Spotřebovaný materiál a vykonanou práci při opravě zaznamenáte na záložce Položky servisu. Jednotlivé položky zde zavedete buď ručně, přenosem ze skladu povelem Záznam/Přenos →/Položky servisu →, nebo přetažením položek z vytvořené výdejky povelem Záznam/Přenos →/Položky z výdejky →. V případě, že si chcete nejprve na záložce Položky servisu zapsat potřebný materiál pro opravu a teprve pak jej vyskladnit, přeneste zapsané položky ze servisního záznamu do výdejky povelem Servis →, který naleznete v agendě Výdejky v nabídce Záznam/Přenos →.

Záložka Zjištěná závada je určena k popisu zjištěného rozsahu poškození předmětu servisu.

Dokončené servisní práce zákazníkovi vyúčtujete prostřednictvím povelu Servis →, který naleznete v agendách Vydané faktury, Pokladna a Prodejky.

Pokud zatrhnete volbu Kontrolovat záruky v agendě Globální nastavení/Sklady, bude vás POHODA upozorňovat, zda předmět reklamace nebo servisu je ještě v záruční době. Podmínkou je uvést v poli Datum dokladu, kdy byl reklamovaný nebo servisovaný předmět zakoupen. Na záložce Předmět reklamace, resp. Předmět servisu musí být ještě doplněna délka záruky. Na základě těchto údajů pak POHODA vyhodnotí, zda se zahájené reklamační nebo servisní řízení nachází, vzhledem k datu jeho začátku, v období platnosti záruky.

Při zápisu servisního záznamu je v agendě Zásoby u příslušné skladové zásoby v poli Servis uvedeno množství této zásoby, které je použité pro servis na záložce Položky servisu. Množství zásoby vázané v servisu není možné vyskladnit, dokud není servisní záznam vyřízen, respektive množství není přeneseno do výdejového dokladu. Až poté se sníží hodnota v poli Servis o dané množství

V tiskových sestavách agendy Reklamace naleznete kromě sestav Potvrzení o přijetí reklamace a Reklamační protokol také Štítky reklamací a Reklamační list. Dále si můžete vytisknout reporty vyhodnocující záznamy reklamace za určité období, navíc ještě roztříděné podle zákazníků, dodavatelů nebo předmětu reklamace.

Z agendy Servis si můžete vytisknout například Potvrzení o přijetí do servisu, Servisní protokol nebo sestavy obsahující servisní záznamy za určité období.