Před vyvoláním datové uzávěrky doporučujeme uzavíranou firmu zálohovat. Jedině zálohovaná data vám umožní datovou uzávěrku zrušit a vrátit se do stavu před jejím provedením.
Datová uzávěrka slouží pro převod potřebných údajů z roku na rok. Rozdělí stávající účetnictví do dvou samostatných souborů. Datovou uzávěrku spustíte prostřednictvím stejnojmenného povelu z nabídky Účetnictví/Uzávěrka.
Nová databáze
V agendě Účetní jednotky přibude nová účetní jednotka – firma stejného jména, připravená na další účetní období. Obsahuje všechny doklady nového účetního období, které jsou vytvořené ve stávajícím účetnictví. Převezmou se do ní stavy všech bankovních účtů a pokladen ke konci minulého období, to znamená, že se nastaví počáteční stavy pokladen a běžných účtů. Dále se převedou veškeré adresy z agendy Adresář, neuhrazené pohledávky a závazky, nevyřízené poptávky a nabídky, neuplatněné zálohové faktury, nezúčtované opravné položky, skladové zásoby, majetek, který nebyl v minulém roce vyřazen, seznamy včetně číselných řad, kterým program do prefixu (předpony) vloží dvě číslice charakterizující nové účetní období, a veškerá další nastavení programu.
Pokud pracujete s agendou Leasingový majetek a na přelomu období nebyly zaúčtovány daňové náklady a závazky leasingového majetku, zobrazí se vám hlášení, jestli chcete vytvořit pro aktuální rok závazky splátek leasingového majetku. Potvrdíte-li toto dialogové okno tlačítkem OK, vytvoří se příslušné záznamy do agendy Ostatní závazky.
Do nové databáze se také převedou všichni zaměstnanci z agendy Personalistika, kterým nebyl v předešlém roce ukončen pracovní poměr, včetně možných vystavených mezd v agendě Mzdy, které už spadají do nového účetního roku.
Pokud vedete účetnictví, tak ještě před provedením datové uzávěrky musíte spustit účetní uzávěrku. Během datové uzávěrky nastaví POHODA i příslušné hodnoty, které převzala z účetní uzávěrky, do agendy Počáteční stavy účtů. Kromě jiného jsou do agendy Počáteční stavy salda převedené nezlikvidované pohledávky a závazky.
V účetnictví se k převedeným neuhrazeným dokladům z minulého účetního období automaticky přiřadí předkontace s názvem Vlastní předkontace Bez. Doklady, u kterých byla předkontace Nevím, Bez či Ručně, se do dalšího účetního období převedou s předkontací Bez.
Stará databáze
Účetnictví starého účetního období zůstane i nadále v seznamu účetních jednotek v agendě Účetní jednotky. Datová uzávěrka z této databáze odstraní všechny záznamy s datem nového účetního období, které byly převedené do nové databáze. S tímto účetnictvím můžete dále pracovat, poslouží vám zejména k prohlížení, vyhledávání a tisku sestav. Ve starém účetnictví už však neprovádějte žádné opravy dokladů.