2.7 Uzamčení záznamů

Funkce v nabídce Záznam/Zámek umožňují uzamknout zvolené záznamy a chránit je tak před nežádoucími úpravami. Uzamčení záznamu je indikováno ve formuláři i ve stavovém řádku ikonou zámku.

• Vyberte si požadovaný záznam (např. pokladní doklad, fakturu apod.).
• Zvolte povel Uzamknout z nabídky Záznam/Zámek.
• Program uzamkne aktuální záznam, včetně jeho případného zaúčtování do deníku, a označí jej ikonou zámku.

• Otevřete požadovanou agendu (např. Pokladna).
• Zvolte povel Uzamknout vše z nabídky Zámek.
• Program uzamkne všechny vybrané záznamy aktuální agendy, včetně jejich případného zaúčtování do deníku.

Rozsah uzamčených záznamů můžete omezit výběrem záznamů pomocí nabídky Výběr.

• Tato funkce umožňuje provést kompletní uzamčení účetnictví ke zvolenému datu a navíc znemožní zápis nových dokladů do uzamčeného období.
• Po zvolení povelu Zámek k datu… z nabídky Zámek nebo z nabídky Nastavení zobrazí program dialogové okno Zámek k datu, kde vyplníte datum uzamčení účetnictví.
• Potvrdíte-li vybrané datum, uzamkne POHODA všechny záznamy účetních agend do uvedeného data včetně. Pojmem účetní agendy v tomto případě rozumíme všechny agendy umožňující zaúčtování dokladu do agendy Účetní deník (s výjimkou majetkových agend).

Záznamy, které máte uzamčeny, nezměníte žádnou funkcí. Jedinou výjimku tvoří hromadné databázové operace (přepočty vážené nákupní ceny, opravy integrity databáze, importy a převody databáze, datové uzávěrky). Potřebujete-li s uzamčenými záznamy pracovat, musíte je nejdříve odemknout.

• Vyberte si požadovaný záznam (např. pokladní doklad, fakturu).
• Zvolte povel Odemknout z nabídky Zámek.
• Program odemkne aktuální záznam včetně jeho případného zaúčtování do deníku.

• Otevřete požadovanou agendu (např. Vydané faktury).
• Zvolte povel Odemknout vše z nabídky Zámek.
• Program odemkne všechny záznamy aktuální agendy včetně jejich případného zaúčtování do deníku. Rozsah odemykaných záznamů je možné omezit selekcí záznamů pomocí nabídky Výběr. Zvolíte-li povel Odemknout vše, dojde k odemčení všech záznamů aktuálně zobrazených v tabulce.

• Po zadání povelu Zámek k datu… z nabídky Zámek nebo Nastavení zobrazí program dialogové okno pro zadání data odemčení účetnictví.
• Až datum potvrdíte, odemkne POHODA všechny záznamy účetních agend od uvedeného data včetně.

Informační systém POHODA E1 umožňuje tzv. dvoustupňové uzamykání, resp. odemykání dokladů. Při uzamykaní/odemykání dokladů ke zvolenému datu, které provedete pomocí povelu Nastavení/Zámek k datu…, si navíc můžete zvolit okruh dokladů, které chcete uzamknout/odemknout.

I. stupeň – Doklady uzamčené prvním stupněm mohou editovat pouze uživatelé, kteří mají v agendě Přístupová práva nastaveno právo Editace a zápis I. stupeň.

II. stupeň – Takto uzamčené doklady jsou uzamčeny i pro uživatele s vyšším oprávněním a není možné je editovat. Zrušit uzamčení těchto dokladů mohou jen uživatelé, kteří mají v agendě Přístupová práva nastaveno právo Odemykání záznamů II. stupeň.

Účetní – Uzamčení/odemčení účetní oblasti dokladů se vztahuje na doklady v těchto agendách: Banka, Pokladna, Interní doklady, Opravné položky, Počáteční stavy účtů, Výchozí stavy účtů, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury, Ostatní pohledávky, Přijaté faktury, Přijaté zálohové faktury a Ostatní závazky.

Uzamčení/odemčení dokladů ve skladové oblasti se vztahuje na doklady v těchto agendách: Příjemky, Výdejky, Prodejky, Převod a Výroba. POHODA uzamkne, resp. odemkne tyto doklady včetně jejich případného zaúčtování do deníku.

Uzamčení/odemčení oblasti Nabídky/Objednávky se vztahuje na doklady v těchto agendách: Přijaté nabídky, Vydané nabídky, Přijaté poptávky, Vydané poptávky, Přijaté objednávky a Vydané objednávky.

Uzamčení/odemčení reklamačních a servisních dokladů, resp. záznamů se vztahuje na agendy Reklamace a Servis.