Databáze jsou uloženy ve složce Data v datové složce programu. Seznam databází je uložen v systémové databázi TaxSys.mdb. Program při každém spuštění zjišťuje a kontroluje obsah složky Data, případně opravuje konzistenci těchto databází.
V případě, že se systémová databáze poruší (např. z důvodu výpadku elektřiny), dokáže se automaticky zotavit. Obsahuje-li složka Data nějaké poplatníky, kteří v systémové databázi nejsou, nabídne jejich zařazení do programu TAX. Díky této vlastnosti můžete například importovat další databáze poplatníků ze záložního média a program je při spuštění automaticky zařadí. Pokud naopak některé soubory chybí, označí program jejich záznamy v agendě Adresář poplatníků a vy můžete situaci vyřešit buď obnovením těchto souborů ze zálohy, nebo smazáním označených záznamů.
Správa databází
V agendě Adresář poplatníků v nabídce Databáze je umístěn povel Správa databází, který umožňuje provádět zálohování a údržbu databází poplatníků. Prostřednictvím vyvolaného průvodce zvolíte požadovaný rozsah a typ operace, kterou chcete provést. Údržbu databáze doporučujeme provést v případě, že se při práci s databází poplatníka objeví chybové hlášení či jiný problém.
Zabezpečení databází
Tato funkce provede zabezpečení databází proti neoprávněnému přístupu z jiných programů, než je daňový software TAX. V průvodci je nutné zvolit rozsah a typ požadovaného zabezpečení.
Správa licencí
Správa licencí zobrazuje informace o aktuálně nainstalované variantě programu TAX a zkrácenou verzi licenčního čísla. Verzi programu TAX lze měnit pomocí tlačítka Změnit. V případě přechodu z lokální verze na síťovou je nutné provést klasickou reinstalaci programu, aby došlo ke správnému zavedení programu pro síťový provoz. Při zakoupení programu TAX Profi NET3 získáváte základní licenci pro max. 3 uživatele, u varianty TAX Profi NET5 pro max. 5 uživatelů. Pokud požadujete současný přístup více než 5 uživatelů, je nutné dokoupit tzv. přídavné CAL licence. Prostřednictvím tlačítka Přidat licenci přidáte novou licenci, pomocí tlačítka Odstranit licenci odeberete existující licenci. Počet licencí je kontrolován při každém spuštění programu TAX, nejde tedy jen o licenční omezení. V dialogovém okně je uvedený celkový počet licencí a počet CAL licencí, které mohou být časově omezeny. Licence s ukončenou platností jsou uvedené červeně a nezapočítávají se do celkového počtu licencí. Pokud při aktualizaci programu dojde ke změně licenčního čísla na následující rok, aniž by došlo k aktualizaci čísel pro CAL, zobrazí se při spuštění programu upozornění. CAL licence je v tomto případě nutné také pro další rok aktualizovat.
Zákaz spuštění programu
Tato funkce slouží zejména pro administraci programu nebo k dočasnému omezení přístupu uživatelů do programu. Při použití zákazu se uživatelům, kteří spustí program, zobrazí text, který uvedete v poli Důvod. Pokud některý uživatel s programem právě pracuje, zobrazí se mu hlášení obsahující uvedený důvod s upozorněním, že je vyžadováno ukončení práce v systému. Heslo, uvedené v dialogovém okně Zákaz spuštění programu, slouží pro omezení spuštění. Pomocí hesla je možné program dále spouštět i přes aktivní zákaz spuštění. V poli Aktivní připojení můžete sledovat, na kterých počítačích je program aktuálně spuštěný. Aktivní zákaz spuštění ukončíte stiskem tlačítka Zrušit.
Otevřít aplikační složku
Tento povel otevře složku, ve které máte program TAX nainstalován.
Otevřít datovou složku
Prostřednictvím tohoto povelu je možné otevřít složku, ve které máte uložena data (tzn. databáze jednotlivých poplatníků evidovaných v agendě Adresář poplatníků).