Celou problematiku zápočtu upravuje občanský zákoník. O vzájemném vyrovnání se většinou sepisuje dohoda o vzájemných zápočtech, která by měla obsahovat dostatečně průkaznou identifikaci obou smluvních stran a přesnou identifikaci jejich započtených pohledávek. Jestliže jedna ze stran nemá o započtení zájem, je možné provést zápočet jednostranným úkonem, pokud jeden z účastníků učiní vůči druhému projev směřující k započtení.
V praxi mohou nastat dva případy:
- Částky vzájemně započtených pohledávek se rovnají a neexistuje tedy rozdíl mezi započtenými pohledávkami a závazky.
- Částky vzájemně započtených pohledávek se nerovnají a jedné straně vzniká doplatek.
Příprava na vzájemné vyrovnání
Před prvním zaúčtováním vzájemného vyrovnání doplňte účtový rozvrh a předkontace:
- Účet pro zápočty
Pro vzájemné zápočty doporučujeme vytvořit z účtu 395 samostatný analytický účet, například 395001 – Vzájemné zápočty. - Předkontace
Pro agendu Interní doklady doplňte předkontaci 395001/311000 – Zápočet pohledávky a předkontaci 321000/395001 – Zápočet závazku.
Při účtování vzájemných zápočtů můžete v programu POHODA postupovat dvěma způsoby:
Hromadná likvidace pohledávek a závazků prostřednictvím povelu Vzájemný zápočet
Tento postup využijete v případě, kdy budete započítávat doklady ve stejných měnách.
- V agendě Interní doklady vložíte nový záznam (doklad). Vyberete firmu, pro kterou chcete vzájemný zápočet provést. V nabídce Záznam/Přenos → zvolíte povel Vzájemný zápočet →. POHODA se přepne do agendy Vzájemné zápočty, kde budou vyfiltrovány pouze doklady vytvořené pro danou firmu.
- Klávesovou zkratkou ALT+X nebo dvojklikem myši vyberete doklady, pro které chcete vzájemný zápočet provést. Vybrané doklady se označí žlutou barvou. Pokud jsou částky obou stran (pohledávek a závazků) shodné, můžete použít povel Vytvořit zápočet. V případě, že se hodnota pohledávek a závazků nerovná, vyberte povel Částečně započíst. V dialogovém okně zadejte částku do pole K zápočtu a potvrďte tlačítkem Započíst. Hodnota pohledávek a závazků se po úpravě částky rovná, takže můžete zvolit povel Vytvořit zápočet.
- POHODA přidá nové záznamy na záložky Likvidace a Položky dokladu včetně nastavení příslušné předkontace.
Celková hodnota vybraných pohledávek a závazků je pro kontrolu zobrazena ve stavovém řádku programu.
K vytvořenému internímu dokladu si můžete vytisknout dohodu o vzájemném zápočtu, kterou obě strany podepíší.
Agenda Adresář nabízí tiskovou sestavu Doklady pro vzájemné zápočty, kde naleznete soupis pohledávek a závazků pro vzájemné zápočty vybraných obchodních partnerů.
Ve formuláři interního dokladu v poli Členění DPH vyberete možnost UN – Nezahrnovat do přiznání DPH a doklad uložíte. Ve formuláři jsou obě částky sečteny (30 000 Kč), což však zaúčtování částek nijak neovlivní. Na záložce Likvidace si můžete prohlédnout likvidované pohledávky a závazky, na záložce Zaúčtování uvidíte, jak byly započtené platby účtovány.
Vzájemný zápočet je možné provádět také v cizí měně. Pro vytvoření zápočtu nejprve založte interní doklad v cizí měně, zadejte kurz zápočtu, vyberte obchodního partnera a teprve poté zvolte povel Vzájemný zápočet →v nabídce Záznam/Přenos →. Tento způsob provedení vzájemného zápočtu umožňuje proti sobě započítávat pouze doklady vystavené ve stejné měně.
Postupná likvidace dokladů prostřednictvím povelu Likvidace výběrem →
Tento postup využijete v případě, že budete započítávat doklady v různých měnách.
- Do agendy Interní doklady vložte nový záznam. Pokud se obě strany dohodly na vzájemném zápočtu v cizí měně, zvolte povel Záznam/Cizí měna, vyberte měnu a příp. upravte načtený kurz. Na záložce Likvidace otevřete přes pravé tlačítko myši místní nabídku, ve které vyberte povel Přidat likvidaci výběrem →. POHODA vám automaticky nabídne seznam neuhrazených pohledávek a závazků.
- Ze seznamu pohledávek a závazků k likvidaci vyberete doklad pro vzájemnou likvidaci s nižší částkou (např. pohledávka ve výši 100 EUR) a likvidaci potvrdíte. Na záložky Položky dokladu a Likvidace program POHODA automaticky doplní nový řádek, který se týká úhrady dokladu, a nastaví předkontaci podle druhu dokladu (u pohledávky půjde o účty 395/311).
- Poté na stejném interním dokladu přidáte likvidaci dalšího dokladu. Je-li závazek na vyšší částku, než byla likvidovaná pohledávka, zlikvidujete jej částečně (v tomto případě po přepočtu na 100 EUR). Likvidaci potvrdíte. POHODA přidá nový záznam na záložky Likvidace a Položky dokladu a nastaví předkontaci (u závazku půjde o účty 321/395).
Do seznamu pohledávek a závazků si můžete přidat sloupec Pár. sym., který vám usnadní výběr dokladů podle párovacího symbolu. Pravým tlačítkem myši vyvoláte místní nabídku, ve které zvolíte povel Sloupce… V seznamu sloupců zatrhnete Pár. sym. a svůj výběr potvrdíte tlačítkem OK.
Kontrola vzájemných zápočtů
Jestliže jste si pro účtování vzájemného vyrovnání vyhradili samostatný účet, je kontrola jednoduchá. Zůstatek účtu musí být nulový a zjistíte ho například v sestavě Obraty účtů analyticky, kterou najdete v agendě Účtová osnova.
Příklad: Účetní jednotka ABC se s firmou XYZ dohodla na vzájemném vyrovnání pohledávek a závazků a sepsaly spolu smlouvu o vzájemných zápočtech. Pohledávka společnosti ABC na 15 000 Kč bude započtena proti dvěma závazkům společnosti ABC ve výši 10 000 Kč a 7 000 Kč. Zbylou částku 2 000 Kč uhradí společnost ABC hotově. Povšimněte si, že závazek číslo 2 se uhradí pouze do výše pohledávky, ve vzájemném zápočtu na něj zbývá pouze 5 000 Kč.
| Agenda | Operace | Částka | MD | Dal |
| Interní doklady | Pohledávka | 15 000 | 395 | 311 |
| Závazek číslo 1 | 10 000 | 321 | 395 |
| Závazek číslo 2 | 5 000 | 321 | 395 |
| Pokladna | Doplatek závazku číslo 2 | 2 000 | 321 | 211 |