Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, pro některé vybrané účetní jednotky, spolu s vyhláškou č. 383/2009 Sb. stanovují mj. rozsah a způsob sestavování účetní závěrky pro organizační složky státu, územní samosprávné celky, příspěvkové organizace, státní fondy a Pozemkový fond České republiky a jejich odesílání.
Předávání účetních dat probíhá v rámci komunikace s krajskými úřady. Protože každý krajský úřad má vlastní systém sběru dat, je nutné dodržet podmínky konkrétního kraje pro předání účetních výkazů státu.
Účetní výkazy, které tvoří části účetní závěrky podle vyhlášky č. 410/2009 Sb. a vyhlášky č. 383/2009 Sb. pro odeslání státu/kraji, jsou následující:
- Rozvaha – příspěvkové organizace,
- Výkaz zisku a ztráty – příspěvkové organizace,
- Příloha č. 3 a č. 4,
- Příloha č. 5,
- Výkaz PAP (pouze pro některé příspěvkové organizace určené státem),
- Informace o schválení nebo neschválení účetní závěrky.
POHODA podporuje sestavení a elektronické odeslání pomocného analytického přehledu (PAP), který musí vybrané příspěvkové organizace předávat v rámci monitorování a řízení veřejných financí. Údaje do částí I, II, III a XV. dovede POHODA načíst automaticky, ostatní části je nutné vyplnit ručně.
Práce s účetními výkazy v programu POHODA
V programu POHODA v účetních jednotkách pro příspěvkové organizace vytvoříte výše uvedené účetní výkazy v agendě Účetnictví/Výkazy pro MF.
Příloha č. 3. – Přehled o peněžních tocích a příloha č. 4 – Přehled o změnách vlastního kapitálu jsou přílohy, které mají odesílat některé příspěvkové organizace při zpracování roční účetní závěrky.
Pomocí agendy Výkazy pro MF dokáže POHODA automaticky sestavit tyto výkazy: Rozvaha – příspěvkové organizace, Výkaz zisku a ztráty – příspěvkové organizace, Příloha č. 5 (A.4), Datová věta 56Gg, Výkaz PAP (Pomocný analytický přehled), Část I (Rozvaha), Část II (Náklady), Část III (Výnosy) a Část XV (Podrozvahové účty). Čerpá přitom data z agendy Účetní deník. Z agendy Účetnictví/Analýza se načítají údaje do výkazu Příloha č. 3 – Přehled o peněžních tocích. Ostatní údaje je třeba vyplnit ručně.
- Nejprve otevřete agendu Výkazy pro MF (z nabídky Účetnictví).
- Obvyklým způsobem založte nový záznam.
- Vyberte typ výkazu a rok, za který budete data vykazovat.
- Po těchto krocích záznam uložte.
- Poté budete automaticky přesměrováni do agendy příslušného výkazu, kde zadáte datum, ke kterému chcete výkaz sestavit, a zvolíte způsob jeho sestavení – buď ručně, nebo načtením dat. Tiskopisy se vyplňují v korunách s přesností na dvě desetinná místa. Výběr zaokrouhlení proveďte v části Sestaveno.
Agenda vybraného výkazu se vždy skládá ze dvou částí:
- V levé části je navigační strom, který vás provede po jednotlivých částech výkazu.
- V pravé části můžete kontrolovat a vyplňovat jednotlivé údaje.
- Sekce Obecné vás seznámí s výkazem.
Pokud jste si výkaz nechali sestavit načtením dat, a přesto byste chtěli ještě ručně některý údaj upravit, POHODA vám to umožní. Výkaz otevřete klávesou ENTER, zatrhněte volbu Ručně a po uložení můžete všechny řádky (položky) výkazu (ručně) upravit. Jeho dílčí části můžete procházet přes navigační strom v levé části agendy. Až budete mít výkaz kompletně vyplněn a překontrolován, uložte jej.
Export výkazů pro kraj nebo stát
Připravené výkazy je možné odesílat pouze ve formátu XML nebo GXML. Do těchto formátů je POHODA vygeneruje. Vlastní odesílání už však probíhá mimo prostředí systému POHODA.
Jestliže výkaz pouze vytvoříte, ale neprovedete jeho sestavení, budete odesílat prázdná data. U výkazu Příloha č. 5 musíte nastavit (zatrhnout), které části přílohy budete vykazovat (odesílat). Nastavení provedete v sekci Obecné. Exportovat do XML se budou pouze ty části přílohy, které jsou zatrženy, a to i v případě, že nebudou vykazovat žádná data.
Před exportem výkazu si u příslušného krajského úřadu zjistěte způsob předání dat.
Postup exportu výkazu do formátů XML/GXML
- V agendě Výkazy pro MF vyberete výkaz, který chcete exportovat.
- Export spustíte tlačítkem Export výkazu.
- V průvodci pro elektronické podání do CSÚIS vyberte možnost odeslání dat, a to podle podmínek krajského úřadu, pod který spadáte.
- Při výběru nabídky Portál CSÚIS se zobrazí dialogové okno, kde vyplníte tyto údaje:
- Plné jméno – jméno osoby, která odevzdává účetní výkaz,
- ID zodpovědné osoby – jednoznačný identifikátor, který jste získali po registraci organizace od státu. Slouží k přihlášení do inboxu (schránky), přes kterou se data odesílají do CSÚIS,
- E-mail – adresa, na kterou vám bude odeslána odpověď.
- Umístění a název souboru můžete změnit ve spodní části průvodce.
- Při výběru možnosti Krajský úřad, automat Gordic, automat Jasu vyplníte na další straně tyto údaje:
- Pořadí dávky – absolutní pořadí dávky, první dávka má pořadí 1, ostatní dávky jsou automaticky navýšené o 1,
- Verze dávky – 0 odpovídá základní verzi, vyšší číslo verzi opravné,
- E-mail – adresa, na kterou vám bude odeslána odpověď.
- Umístění a název souboru můžete změnit ve spodní části průvodce.
- Při výběru třetí možnosti Krajský úřad – XML výkaz (IISPP) nemusíte vyplňovat žádné údaje, zadáte pouze cestu ke složce, kam se má uložit datová věta.
- Tlačítkem Další/Dokončit vytvoříte XML/GXML soubor účetního výkazu.
Odeslání XML výkazu na krajský úřad nebo státní instituce provedete mimo systém POHODA.
- Odeslání dat na kraj – provedete přes e-mail. Bližší specifikaci najdete na stránkách příslušného krajského úřadu.
- Odeslání dat na stát – provedete přes internetový portál Ministerstva financí. XML data musíte před odesláním ještě zašifrovat. Šifrovací utilitu je možné stáhnout také na stránkách Ministerstva financí.
Výkazy najdete v programu také v podobě tiskových sestav.
Výkaz Datová věta 56Gg slouží pro potřeby krajského úřadu. V agendě Výkazy pro MF po zvolení nového záznamu vyberete v poli Typ položku Datová věta 56Gg a v poli Období rok a příslušný měsíc. Při ukládání záznamu se z agendy Účetní deník načtou za vybrané období záznamy do tabulky agendy Doklady datové věty 56Gg. K jednotlivým záznamům program přiřadí číselné označení druhu dokladu. Počáteční stavy se automaticky označí číslem 01, uzavírací zápisy číslem 05. K ostatním záznamům se vloží druh 00 – běžný měsíc. Potřebujete-li u některého záznamu použít jiné označení, vyberte ho přímo na příslušném řádku ve sloupci Druh dokladu.
Hodnoty ve sloupcích POL – položka, ORJ – organizační jednotka, ODPA – oddíl, paragraf, ORG – organizační třídění, ZJ – záznamová jednotka (konsolidační třídění) a UZ – účelový znak se načítají z agendy Účtová osnova.
Hodnoty ve výše uvedených polích v účtové osnově jsou promítnuty i do agendy Účetní deník, do sloupců pro stranu MD a DAL. Když doplníte hodnotu do polí v účtové osnově, automaticky se promítne i ve sloupcích v účetním deníku a také v nově založeném výkazu Datová věta 56Gg. Je-li výkaz již vystaven, projeví se v něm dodatečné úpravy použitím funkce Aktualizovat datovou větu z nabídky Záznam.
Počáteční a konečné stavy v programu POHODA nemají číslo. V datové větě je však číslo dokladu povinné, proto u těchto záznamů doplňte číslo dokladu přímo ve vystaveném výkazu Datová věta 56Gg. Poté již neaktualizujte datovou větu přes nabídku Záznam, protože by se opět načetla data z účetního deníku, a tím by číslo dokladu bylo opět prázdné.
V agendě Výkazy pro MF prostřednictvím povelu Export výkazu otevřete průvodce pro export zmíněné datové věty. Vytvořený textový soubor následně odešlete na krajský úřad.