STORMWARE Podpora FAQ Doporučení pro zálohování

Doporučení pro zálohování

Na začátku je třeba uvědomit si nezbytnost pravidelného zálohování. Jistě nikdo nechce celé své účetnictví v případě poruchy zapisovat znovu. Při výpadku el. proudu (kdy může dojít k porušení databáze) nebo poruše počítače vám jedině záloha může zachránit vaše data. Zálohovat doporučujeme následující data:

Účetní jednotky programu (jejich databáze)
Systémovou databázi, která obsahuje např. nastavení hardware a rozdělení přístupových práv
Globální databázi, kde jsou uložena některá data společná napříč účetními jednotkami
Tiskové sestavy, které jsou vytvořeny nebo upraveny uživatelem

K určení vhodného způsobu zálohování vám pomůže následující souhrn pravidel a doporučení na toto téma.

Zálohy provádějte pravidelně (denně, měsíčně, před ukončením roku). Frekvenci zálohovacího cyklu je třeba určit především ve vztahu k množství dat, které do účetnictví zadáváte. Při každodenním zadávání dat ve středně velké firmě bude frekvence záloh jistě častější než u uživatele, který jednou týdně zadává své doklady. Dále je dobré provést zálohu před větší operací v rámci účetní jednotky (datová uzávěrka, hromadná operace…). Obecně lze říci, že záloha do složky záloh by měla být velmi častá a následná záloha na jiné zařízení může mít frekvenci nižší.

Máte-li síťovou verzi POHODA NET, zálohujte pouze tehdy, když program není spuštěn na žádné klientské stanici. To vám může usnadnit i možnost využití naplánování automatického zálohování.

Používejte bezpečná média, tzn. ne diskety. Vhodnější je zálohovat na záložní pevný disk, výměnný disk, páskovou jednotku a podobně. Externí disky je vhodné v době kdy na ně není aktivně zálohováno od počítače odpojit a uložit na bezpečné místo. Jako vhodné uložiště záloh může být i důvěryhodné uložiště na internetu.

Chraňte svá data. Uložte důležité zálohy na bezpečné místo. Bezpečnost vašich dat zvýší i vytváření více kopií důležitých záloh, které budou fyzicky uloženy na více místech pro případ poškození, krádeže či živelné pohromy. Program POHODA umožňuje zálohovat a používat zálohy, ale zajištění bezpečnosti tohoto procesu je plně na uživateli.

Občas vyzkoušejte poslední zálohu. Vyloučíte tak bezcenné zálohování v případě poruchy média.

Možnosti provedení záloh databází

Program POHODA nabízí více možností jak ručně provést zálohu vašich dat. Je tak pouze na uživateli, které z možností využije.

Povel Zálohovat

V rámci menu Soubor \ Zálohování je možné použitím povelu Zálohovat spustit průvodce Zálohování databází programu POHODA. Tato nabídka je i při použití povelu Zálohovat, který je nabízen při každém ukončení programu. v rámci průvodce je možné určit následující vlastnosti obsahu zálohy.

• Záloha databáze aktuální účetní jednotky - zkomprimuje databázi aktuálně otevřeného účetnictví.
• Zálohovat databáze s příznakem Nabízet k zálohování zkomprimují se pouze ty databáze firem, u kterých je v agendě Účetní jednotky zvolen příznak Nabízet k zálohování.
  Tento příznak umožňuje vybrat pouze ty databáze, u kterých má proběhnout správa databáze a následně jejich záloha. Příznak Nabízet k zálohování je dostupný z agendy Účetní jednotky přes nabídku Záznam. Jeho zvolením se účetní jednotka označí příznakem a bude podléhat zálohování a správě databáze. Prostřednictvím povelu Záznam/Editace/Upravit vše je možné přiřadit příznak u více účetních jednotek najednou. Pro zobrazení účetních jednotek, které jsou označeny příznakem, přidejte v agendě Účetní jednotky sloupec Nabízet k zálohování. S touto volbou je možné provést také zálohu pouze změněných souborů, systémové databáze a globální databáze.
• Možnost Zálohovat vše zkomprimuje všechny databáze firem, které jsou vedeny v programu POHODA.
• Zálohovat pouze změněné soubory umožní zálohovat pouze ty soubory, které byly od poslední zálohy změněny. Pokud máte v programu mnoho účetnictví a jen v některých z nich v poslední době pracujete, vyplatí se používat tuto volbu. V síťové verzi lze tuto funkci použít pouze na serveru a za předpokladu, že program POHODA není spuštěna na žádné klientské stanici.
• Včetně systémové databáze - zatržením této volby je možné provést zálohu systémové databáze programu POHODA.
• Včetně globální databáze - zatržením této volby můžete provést zálohu databáze globálních dat programu POHODA.

Druhá strana průvodce slouží k určení umístění obsahu zálohy.

• Záloha do složky Zálohy -  vytvořené zkomprimované databáze budou uloženy do složky Data/Zálohy (MDB) nebo do určené složky SQL serveru (SQL, E1), v případě zálohy systémové databáze do složky Data/Zálohy/ZálohySYS v instalačním složce programu POHODA na pevném disku. Tuto zálohu provádějte po každém zadání nových dat do programu; pro případ poruchy disku však jednou za čas pro jistotu zálohujte i na jiné médium.
• Záloha do jiné složky nebo na jiný disk (pouze pro řadu MDB) - umožní zadat složku, kam se bude databázový soubor zálohovat. Lze tak zálohu na externí zařízení uložit přímo. Název záložního souboru je RRMMDD_HHMM_ičo_rok_Popis.zip. Např. 140903_0834-12345678_2016-Záloha.zip je záloha dat účetního roku 2016 firmy IČ 12345678 ze dne 3.9.2014 8:34 hodin .

V rámci Průvodce správou databází

Průvodce lze vyvolat povelem Správa databází v agendě Účetní jednotky z menu Databáze.

• Na první straně průvodce je možné určit zda se bude zálohovat Pouze aktuální jednotka nebo Všechny vybrané účetní jednotky a zda se záloha provede včetně systémové databáze (MDB).
• Po stisku další se zobrazí přehled jednotek učených k záloze. Záloha se provede do složky záloh programu POHODA po opětovném stisku tlačítka Další.

Zálohování pomocí naplánovaných úloh

Pravidelné zálohování může administrátor provést i pomocí naplánovaných úloh systému Windows. Zde je možné nastavit spuštění programu pohoda s parametry určujícími provedení zálohy.

Pro spuštění automatických úloh musí být nastavený uživatel s plným přístupem do pracovních složek programu POHODA, nejlépe administrátor.

Pro zálohu zvolené databáze bude příkazová řádka vypadat např. takto: C:\Pohoda\Pohoda.exe 12345678_2016 /Z
Pro zálohu všech databází bude příkazová řádka vypadat takto: C:\Pohoda\Pohoda.exe /Z
Pokud má dojít k záloze pouze u jednotek s příznakem Nabízet k zálohování, je nutné využít dalšího přidaného parametru /N.

Pro uživatele programu POHODA řady SQL nebo E1

• Na první straně průvodce Automatické úlohy zvolte z výklopného seznamu akci Zálohování SQL Serveru.
• Druhá strana průvodce slouží k výběru databází, u kterých chcete provést zálohu. V případě, že chcete vybrat všechny nabízené databáze, zatrhněte volbu Označit vše. Volbu Zálohovat účetní jednotky s příznakem Nabízet k zálohování zvolte v případě, pokud chcete provést zálohu pouze u těch účetních jednotek, které mají v agendě Účetní jednotky nastaven příznak Nabízet k zálohování Volby Zálohovat systémovou databázi a Zálohovat globální databázi doporučujeme nechat zatržené.
• Na další straně průvodce je možné vybrat typ zálohování databází SQL serveru. Úplná záloha - provede úplnou zálohu databáze. Záloha transakčního logu - provede zálohu změn v databázi od poslední úplné zálohy nebo od poslední zálohy transakčního logu. Neaktivní část transakčního logu obsahuje jen potvrzené transakce. Pokud je zálohovaná databáze poškozena, doporučuje volbu Oříznout neaktivní část nevybírat. V případě, že nebudete u Zálohy transakčního logu používat volbu Oříznout neaktivní část, může docházet k neúměrnému narůstání velikosti záloh jednotlivých databází.

Při uložení takto naplánované úlohy budete programem dotázání na možnost naplánovat její spouštění. Při odsouhlasení se tak spustí další jednoduchý průvodce, ve kterém je možné určit frekvenci spouštění zálohy.

Zálohování tiskových sestav

Soubory tiskových sestav je třeba zálohovat ručně, ideálně jejich kopií v jiném umístění. Tiskové sestavy uživatelské i náhrady originálu jsou uloženy v datové složce Tisk programu POHODA. Tu lze jednoduše otevřít povelem z agendy Účetní jednotky \ Databáze \ Otevřít datovou složku. Ze složky Tisk jsou k záloze podstatné podsložky Edit (obsahuje uživatelské náhrady originálních sestav) a Copy (složka uživatelských sestav).