10 věcí, které byste měli vědět o zálohové faktuře

STORMWARE s.r.o. / 24. 11. 2021

Zálohové faktury tvoří neodmyslitelnou součást podnikatelské praxe. Proč jsou mezi podnikateli tak oblíbené? Jaké náležitosti by měly obsahovat? Co dělat v případě jejich ne/uhrazení zákazníkem? A jak je co nejjednodušeji vystavit? To nejdůležitější o zálohové faktuře si shrneme v tomto článku.

Zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem

Zálohová faktura (nebo též zálohovka, zálohový list či výzva k platbě) není definována v žádném zákoně – ani v zákoně o účetnictví, ani v zákoně o DPH. Není tedy účetním ani daňovým dokladem.

Vystavením zálohové faktury nevznikají daňové dopady

Samotné vystavení zálohové faktury nemá daňový dopad, což je výhodné zejména pro plátce DPH. Dokud totiž není zálohová faktura uhrazena, nemusí z ní odvést DPH. A aby ji za daňový doklad nepovažoval ani zákazník, je vhodné na zálohovou fakturu přímo uvést „Zálohová faktura není daňový doklad“ a současně upozornit, že případné vyčíslení DPH má pouze informativní charakter.

Zálohová faktura nemá zákonem předepsané náležitosti

Jak už bylo uvedeno, o zálohové faktuře a jejích náležitostech se nezmiňuje žádný zákon. Co by tedy měla obsahovat? Jednotlivé položky, které by se na zálohové faktuře měly objevit, můžeme jednoduše odvodit z jejího účelu – získat od zákazníka platbu za úkon ještě před jeho provedením. Nejdůležitějšími údaji tedy jsou:

částka k úhradě
číslo účtu dodavatele
variabilní symbol
datum vystavení (dřívější než datum dodání zboží či poskytnutí služby)
datum splatnosti
popis zboží, resp. služby
číslo zálohové faktury (pro lepší přehlednost v jiné číselné řadě než běžné faktury)

Jak v praxi zajistit, aby zálohová faktura obsahovala všechny podstatné informace? I s tím vám pomůže mobilní aplikace mPOHODA. Podívejte se na vzor zálohové faktury v PDF.

Zálohová faktura by měla obsahovat údaje umožňující její proplacení zákazníkem

Vystavení zálohové faktury se v účetnictví neeviduje

Přemýšlíte, jak zaúčtovat zálohovou fakturu, kterou jste právě vystavili? Pak vězte, že zaúčtování zálohové faktury se neprovádí a je pouze na vás, jestli si pro lepší přehled budete vést o vystavených zálohových fakturách zvláštní evidenci.

V aplikaci mPOHODA máte všechny zálohové faktury pěkně pohromadě v jedné agendě. Každá faktura je navíc označena barevným příznakem, díky kterému rychle odvodíte stav její úhrady a jestli již došlo k uplatnění zálohy v konečné faktuře

Zálohová faktura pomáhá předcházet neuhrazeným fakturám

Zálohová faktura je skvělým nástrojem, jak se po provedení úkonu vyhnout dlouhému čekání na platbu od odběratele a jak předcházet problémům s neuhrazenými fakturami. Dodání zboží či poskytnutí služby stačí podmínit uhrazením zálohy, díky čemuž získáte peníze předem.

Neuhrazenou zálohovou fakturu lze vymazat

Protože se o zálohových fakturách v účetnictví neúčtuje a nejedná se o účetní, resp. daňový doklad, můžete je v případě jejich neuhrazení zákazníkem vyřadit z evidence jejich vymazáním. Není třeba vystavovat dobropis. Pokud ale na úhradě zálohy trváte, můžete k zálohové faktuře vystavit a zaslat upomínku.

Pokud jste již zboží/službu dodali, aniž by zákazník uhradil zálohu, vystavte k danému plnění běžný účetní, resp. daňový doklad. Pokud zákazník otálí s úhradou i tohoto dokladu, můžete k němu opět vystavit a zaslat upomínku.

S aplikací mPOHODA odešlete dlužníkům upomínky i hromadně

Podívejte se, jak vám s vystavováním a odesíláním upomínek pomůže aplikace mPOHODA.

Neplátci DPH – fyzické osobě vzniká zdanitelný příjem přijatou platbou zálohy

Obdrželi jste jako fyzická osoba a neplátce DPH od zákazníka platbu zálohy? V takovém případě vám vznikl zdanitelný příjem, který musíte zdanit ve svém daňovém přiznání za zdaňovací období, ve kterém jste tuto platbu obdrželi. Po dodání zboží nebo poskytnutí služby pak zákazníkovi nezapomeňte vystavit vyúčtovací (konečnou, následnou) fakturu s odpočtem uhrazené zálohy, která musí obsahovat náležitosti stanovené zákonem o účetnictví.

Neplátci DPH – právnické osobě vzniká zdanitelný příjem až dodáním zboží či služby

Vedete-li jako právnická osoba a neplátce DPH účetnictví, zaevidujte ve svém účetním software přijatou platbu zálohy na účet 324 – Přijaté zálohy. Zdanitelný příjem vám však vznikne až v okamžiku dodání zboží či poskytnutí služby, kdy máte povinnost zúčtovat přijatou zálohu a vystavit vašemu zákazníkovi konečnou fakturu s odpočtem uhrazené zálohy. Tato faktura coby účetní doklad musí obsahovat náležitosti stanovené zákonem o účetnictví.

U plátce DPH má konečná faktura s odpočtem záloh formu daňového dokladu

Jste plátcem DPH a obdrželi jste od zákazníka platbu zálohy?

Pokud k dodání zboží či služby dojde v jiném měsíci, musíte podle zákona o DPH vystavit k přijaté platbě zálohy do 15 dnů daňový doklad ?Možnost vystavení daňového dokladu k přijaté záloze se chystáme do aplikace mPOHODA zapracovat v nadcházejícím roce. a současně přiznat a odvést daň za dané zdaňovací období. Po uskutečnění plnění vystavíte konečnou fakturu s odpočtem uhrazené zálohy.
Pokud k dodání zboží či služby dojde ve stejném měsíci, můžete zákazníkovi po uskutečnění plnění vystavit rovnou konečnou fakturu (daňový doklad) s odpočtem zálohy.

Daňový doklad musí obsahovat náležitosti dle zákona o DPH.

Zálohovou fakturu zvládnete vystavit online na webu i offline na svém mobilu

Se šikovnou aplikací pro fakturaci a prodej není vystavení zálohové faktury žádná věda. V mPohodě vše zvládnete na pár kliknutí – údaje o odběrateli přenesete z adresáře, fakturované položky zase z ceníku. Zbývající údaje už mPOHODA vyplní sama na základě vašeho uživatelského nastavení. Hotovou zálohovou fakturu stačí uložit a vytisknout, resp. odeslat e-mailem zákazníkovi. Po dodání zboží či poskytnutí služeb vystavíte zákazníkovi zúčtovací fakturu (na webu či mobilu), kdy všechny údaje pohodlně přenesete jedním kliknutím ze zálohové faktury. mPOHODA propojí zúčtovací fakturu se zálohovou a provede odpočet zálohy. ?Aplikace mPOHODA nyní umožňuje provést pouze plný odpočet zálohy.