Otázky a odpovědi pro ekonomický systém POHODA

Základní řada programu POHODA (MDB) používá databáze MS Access.
Použitá technologie má určitá výkonnostní omezení, která se projeví především při současné práci více uživatelů na nedostatečném hardwaru, či při manipulaci s velkým množstvím dat. 
Sdílení takové databáze v síťové verzi spočívá v přenesení souboru na PC klienta, jeho úpravu a vrácení souboru zpět do hlavního úložiště.
Ve 100Mbps síti se může u databází větších než 70MB vyskytnout prodleva např. při uložení dokladu.
Přetížení nebo výpadek sítě může mít za následek poškození nebo ztrátu těchto dat.

Pokud uživatelé na síťových klientech nepociťují časovou prodlevu, např. při ukládání záznamu, nebo jim prodleva nevadí, lze dále pracovat se základní řadou programu. 

Jestliže se prodleva projevuje a běh programu není plynulý, bude vhodné zjistit, zda lze:

Zvýšit propustnost sítě

Jako síťové řešení doporučujeme použít rychlou síť s propustností 1Gbps.

• V síti by neměly probíhat další operace s velkým objemem dat, aby se nesnižovala její propustnost.
• Síť by měla obsahovat co nejmenší počet síťových uzlů s dostatečnou kapacitou.

Zmenšit databázi pomocí funkcí pro údržbu

K postupnému zvětšování databáze dochází vlivem postupného přidávání nových záznamů.

Databáze MS Access přidává nová data na konec souboru, a to včetně hlavičky tabulky a následně vytvoří index (vazbu).
V případě, že dochází k mazání dat, provede se pouze vynulování bitů v souboru, ale blok dat v souboru stále zůstává.
Takto vytvářená databáze může po nějaké době dosáhnout klidně několikanásobné velikosti.
Aby bylo únosné s databází pracovat, obsahuje Access také funkci komprimace a oprava databáze.
Tato funkce defragmentuje tabulky, takže je vyhledávání rychlejší a odstraní prázdné bloky, takže je soubor menší.
Obě vlastnosti přispívají k rychlejší práci s databází.

• V Pohodě je k provádění této funkce určena Údržba databáze, kterou je vhodné spouštět pravidelně alespoň jednou týdně.
  U větších databází ( > 30MB) nejlépe každý den.
• Popis a postup údržby naleznete např. ve FAQ - Proč provádět údržbu databáze, jak často, jakým způsobem?
• Nebo ve videonávodu: Jak provést údržbu databáze?
• Proces lze i zautomatizovat pomocí plánovače Windows a vhodného .bat souboru (cmd skriptu), více ve FAQ - Jaké jsou možnosti automatických úloh programu POHODA?

Odebrat z databáze nepotřebná data

Program POHODA do databáze ukládá i data, která nejsou důležitá pro účetnictví, ale hodí se např. pro ověření provedené operace.
Nejčastěji dotčené agendy jsou:

XML komunikace

V agendě Soubor/Datová Komunikace/XML Log se nachází informace o zpracovaných XML požadavcích.
Pravidelně komunikující externí řešení (např. eShop, fakturační software nebo výstup pro CRM) může vytvářet větší množství záznamů, které pak zvětšují databázi.

• Smazáním agendy XML Log nepřijdete o žádná účetní ani skladová data, odeberou se pouze výsledky importu.

Předprodejní a prodejní doklady z minulých období

Pokud byly v minulých obdobích vytvořeny doklady, které nebyly řádně ukončeny, plně zlikvidovány nebo uzavřeny, jsou přes datovou uzávěrku přeneseny do dalšího období.
Jesltiže nemají tyto doklady z účetního nebo obchodního hlediska význam pro aktuální období, můžete je smazat.

Počáteční stavy Salda

V agendě Účetnictví/Počáteční stavy/Počáteční stavy salda se mohou nacházet záznamy týkající se minulých období.
Jestliže tyto záznamy nijak nevyužijete, můžete je smazat. 

Adresář

Z agendy Adresář/Adresář lze smazat nepoužívané záznamy.

• Ohledně vyfiltrování adres, které nebyly nějakou dobu použity lze použít funkci pro GDPR:

1. Zapněte funkci GDPR v agendě Nastavení/Globální nastavení v sekci Adresář.
2. Otevřete agendu Adresář/Adresář a použijte volbu Záznam/GDPR/Data použití adresy.
   POHODA doplní datum z posledního dokladu, kde je firma uvedena (musí mít vazbu na adresář).
   Volitelně lze vyhledat údaje i v jednotkách předchozích let.
3. Z údajů v nových sloupcích GDPR předprod., GDPR prod. a GDPR poprod. (+ historie) lze vytvořit složený dotaz, který vyfiltruje požadované údaje.

Události

Do agendy Adresář/Události se ukládají různé informace týkající se např. odeslání emailu nebo datové zprávy s vazbou na adresu a doklad. 

Odeslané emaily

Pokud odesíláte emaily přímo z programu (SMTP, Gmail, Microsoft), pak se všechny emaily ukládají v agendě Soubor/Datová komunikace/Odeslané emaily.

• Před veškerými hromadnými operacemi doporučujeme provést zálohu účetní jednotky.
• Před použitím funkce Smazat vše lze aplikovat Filtr agendy, smazány budou pouze vyfiltrované záznamy.
• Smazání provedete povelem Záznam/Editace/Smazat vše.

Preventivní opatření

Vystavování dokladů bez další akce

Jestliže program POHODA používáte pouze k vystavování dokladů a neřešíte likvidace a ukončování dokladů, doporučujeme před provedením datové uzávěrky provést hromadnou likvidaci dokladů z předchozích období, které již nechcete v novém roce evidovat.

1. V agendě (Vydané faktury, Přijaté faktury, …) nejprve vyfiltrujte doklady, které spadají do předchozích období a zlikvidujte je, standardně pomocí pokladny, banky a interních dokladů nebo pomocí volby Záznam/Operace/Hromadná likvidace bez vazby.
2. V průvodci vyberte Provést likvidace bez Vazby a na další straně zadejte datum z předchozího období, např.: 31.12.2021. Doklady, které nebudou zlikvidované, se přenesou do účetnictví dalšího roku a budou databázi zvětšovat.

Historie oprav dokladů

V agendě Nastavení/Globální nastavení v sekci Historie lze vypnout sledování historie pro jednotlivé agendy.

• Vypnutím sledování historie nebude možné dohledat změny jednotlivých dokladů, u dokladu zůstane pouze informace kdo a kdy záznam naposledy uložil.

Analýza velikosti databáze

Na vyžádání lze provést analýzu velikosti databáze, kdy zjistíme které tabulky zabírají nejvíce místa a také, zda by šlo nějaké místo uspořit.

• V takovém případě prosím kontaktujte technickou podporu na tel. čísle 567 117 711.

Přechod na řadu POHODA SQL/E1

Jestliže žádný z výše zmíněných postupů nepomůže, bude nejlepší variantou přechod na vyšší řadu programu POHODA.