STORMWARE s.r.o. / 06. 12. 2021
Nezdržujte se při vystavování stejných faktur vypisováním těch samých položek stále dokola. mPOHODA nabízí pro tyto případy agendu Šablony, přičemž funkce, které vám nejvíc pomohou zautomatizovat fakturační rutinu, najdete v nástrojové liště, postranním panelu a záložkách. Víte, které to jsou?
Vytváření šablon pro faktury významně usnadňuje práci a šetří čas, obzvláště při vystavování elektronických faktur přímo u zákazníků. Určitě vás proto nepřekvapí, že vystavování faktur ze šablon umožňuje i fakturační aplikace mPOHODA. V uplynulém období jsme navíc základní funkčnost agendy Šablony rozšířili o některé pokročilejší operace, díky kterým za vás spoustu činností ohlídá a provede sama mPOHODA. Pojďme si 3 nejdůležitější funkce šablon připomenout:
Agenda Šablony je dostupná přímo z hlavního menu Doklady a využijete ji pro kompletní správu vašich šablon. ?Šablony faktur lze vytvářet a upravovat pouze ve webovém rozhraní aplikace. Synchronizací je pak pohodlně přenesete na své mobilní zařízení, díky čemuž vytvoříte fakturu ze šablony i kdekoliv v terénu. Šablony se nesynchronizují s programem POHODA v žádném směru. Kliknutím na ikonu s plus zobrazíte formulář pro vytvoření nové šablony, který si pro větší intuitivnost zachovává obdobné rozložení polí jako formuláře pro zakládání jiných dokladů. Mezi pole, která vám tu mPOHODA nabízí k předvyplnění, patří např. výběr odběratele, fakturované položky, formy úhrady, čísla bankovního účtu nebo délky splatnosti.
Ruční přenos údajů ze šablony do faktury
Prodáváte opakovaně stejné zboží či služby a/nebo obchodujete stále se stejnými odběrateli? Fakturujete přitom v nepravidelných intervalech? Pak se vám určitě bude hodit povel 
Vytvořit vydanou fakturu, který najdete jak v nástrojové liště na detailu šablony, tak v seznamu všech evidovaných šablon. Díky tomu přenesete jedním kliknutím všechny údaje ze šablony do vydané faktury. Novou fakturu už jen překontrolujete (jestli obsahuje všechny náležitosti) a rovnou ji můžete odeslat odběrateli e-mailem nebo vytisknout.
Vystavené faktury nezapomeňte synchronizovat s mobilním, resp. webovým rozhraním aplikace, abyste na všech zařízeních pracovali vždy s aktuálními údaji. ?Jste-li na mobilním zařízení připojeni k internetu, dochází k synchronizaci automaticky. Data z webového prostředí pak synchronizujte i s programem POHODA.
Automatické vytváření faktur ze šablon
Fakturujete-li ty samé položky stejným zákazníkům v pravidelně se opakujících intervalech, pak si celý obchodní případ můžete nejen dopředu předpřipravit, ale i naplánovat spouštění automatické úlohy. mPOHODA už delší dobu umí tyto faktury sama vystavit a odeslat zákazníkům, třeba jednou za den, měsíc nebo rok.
Na detailu šablony k tomu využijete záložku Plánování fakturace, kde si nastavíte všechny parametry automatické fakturace, jako je termín zahájení, příp. ukončení, frekvence opakování či elektronické odesílání faktur na e-maily odběratelů. Současně tu zjistíte datum a stav dalšího zpracování neboli kdy mPOHODA vygeneruje další fakturu a jestli již byla plánovaná úloha zahájena, příp. dokončena. Seznam faktur vytvořených ze šablon opět najdete na záložce Doklady.
Věděli jste, že díky mPohodě si s automatickou fakturací hravě poradí i POHODA? Koukněte na náš videonávod, jak si vše rychle nastavit a ušetřit si tak v Pohodě kupu práce s vystavováním pravidelně se opakujících faktur.
Zasazení faktur do konkrétního období díky proměnným
Často jste si nám psali o možnost uvádět na fakturách generovaných ze šablon informaci, za jaké období fakturujete odběrateli dané služby nebo zboží, aniž byste ji museli pokaždé ručně upravovat. Začátkem září jsme vám proto představili zatím poslední vylepšení agendy Šablony – tzv. proměnné, které mPOHODA při vystavení faktury automaticky přemění na konkrétní časový údaj. To se hodí zejména při automatické fakturaci, které jsme se věnovali výše.
Nejjednodušeji si proměnné nadefinujete za pomoci vzorových proměnných v postranním panelu na detailu šablony. V seznamu najdete některé nejpoužívanější kombinace zástupných znaků, návod, jak proměnné upravit dle individuálních požadavků a také odkaz na nápovědu, kde najdete několik ukázkových příkladů. Zápisem proměnných vás také provede náš lektor Vojta ve videonávodu.
Byl tento článek užitečný? Dejte o něm vědět ostatním.
Mohlo by vás také zajímat